De financiële afdeling van een bedrijf is verantwoordelijk voor het opnemen van boekhoudgegevens en het maken van rapporten die de managers binnen het bedrijf - helemaal tot aan de CEO - nodig hebben voor het nemen van beslissingen. Informatietechnologie of IT verwijst naar de softwaretools en computersystemen die het bedrijf gebruikt om deze functies te automatiseren en de gegevensstroom te organiseren om de besluitvormingsmogelijkheden van het managementteam te verbeteren.
Enterprise Resource Planning
Zelfs zeer kleine bedrijven gebruiken boekhoudsoftwarepakketten die financiële rapporten genereren, zoals resultatenrekeningen en kasstroomoverzichten. Deze eenvoudige vorm van IT stelt een eigenaar van een klein bedrijf in staat om boekhoudtijd te besparen en managementrapporten op tijd beschikbaar te hebben. Middelgrote en grotere bedrijven gebruiken geavanceerdere IT-systemen die Enterprise Resource Planning of ERP worden genoemd. Dit zijn groepen softwaremodules die voldoen aan de behoeften van alle functionele gebieden van het bedrijf. Zoals de naam doet vermoeden, helpt ERP het bedrijf het gebruik van zijn middelen te plannen, een proces dat door de financiële afdeling wordt gevolgd.
Snellere informatiestroom
Met IT-systemen kan een bedrijf elke afdeling binnen de organisatie koppelen. Informatie die wordt gegenereerd door de afdelingen fabricage, marketing en financiën kan bijvoorbeeld worden gedeeld. Deze informatie is real-time beschikbaar, dit wil zeggen zodra deze op het systeem is aangemaakt. Toegang tot het vereist niet veel onderzoek of handmatige inspanning. De tijd die het financiële personeel besteedde om te "graven" voor de benodigde aantallen kan nu worden besteed aan het analyseren en interpreteren van de informatie - de primaire rol van financiën in de organisatie.
Aangepaste rapportage
De IT-systemen die worden gebruikt door de financiële afdeling hebben een rapportagefunctie die het proces van het produceren van managementrapporten versnelt. Het systeem biedt een zekere mate van maatwerk - de rapporten kunnen worden geconfigureerd op basis van de specifieke behoeften van het managementteam. Automatisering van deze rapportagesystemen betekent dat routinematig gegenereerde rapporten, zoals die aan het einde van elke maand worden geproduceerd, snel kunnen worden aangemaakt. Met veel van de beslissingen die het management moet nemen, is tijd van essentieel belang. IT-systemen pakken deze behoefte aan snelle, aangepaste rapportagemogelijkheden aan.
Samenwerking
Veel organisaties maken gebruik van samenwerking tussen afdelingen, waarbij het concept van elke afdeling profiteert van de expertise van andere afdelingen. Het financiële team fungeert als interne consultants voor andere afdelingen binnen de organisatie. Wanneer alle afdelingen een gecentraliseerd IT-systeem gebruiken, worden de obstakels die voorheen de informatiestroom blokkeerden, weggenomen. Het bedrijf heeft nu een gecentraliseerde database waartoe alle teamleden toegang hebben - met inachtneming van bepaalde beveiligingsregels. In het geval van een bedrijf met meerdere kantoren of internationale afdelingen bespaart deze mogelijkheid om dezelfde informatie van over de hele wereld te gebruiken tijd en verbetert de efficiëntie. Als finance productiekostengegevens nodig heeft om een rapport te maken voor een aanstaande bestuursvergadering, kunnen operationele medewerkers de gegevens snel verzenden in het formaat dat de financiële afdeling nodig heeft en begrijpt.
Betere voorspelling
Betere prognoses betekent het produceren van een voorspelling die een nauwkeuriger voorspelling is van wat de financiële resultaten van het bedrijf waarschijnlijk zullen zijn. Medewerkers van financiële medewerkers hebben toegang nodig tot diepgaande informatie om prognosemodellen te maken die weergeven hoe de organisatie daadwerkelijk werkt. Toegang hebben tot informatie uit alle segmenten van het bedrijf maakt het nauwkeurig voorspellen veel eenvoudiger. Financiën heeft echte informatie en hoeft niet te vertrouwen op giswerk bij het opstellen van aannames voor de prognose.
