Technologie heeft een revolutie teweeggebracht in de uitvoerprocessen van kantoren, waardoor copiers werden omgezet in gigantische netwerkprinters. Net zoals elk gemak het vooruitzicht van misbruik biedt, kan de uitvoer van kopieerapparaten de verduistering van intellectuele eigendom vergemakkelijken. Wanneer u bedenkt wat deze machines uw school of bedrijf kunnen bieden, kunnen hun positieve aspecten zwaarder wegen dan hun nadelen, maar hun negatieven moeten u ertoe aanzetten zorgvuldig te plannen voor de implementatie en het gebruik ervan.
Documentreproductie
Behalve voor multifunctionele printers met een klein volume, vertrouwen kopieerapparaten op toner die vergelijkbaar is met de benodigdheden die u voor uw laserprinter koopt. Hoe meer u uitgeeft aan de apparatuur, hoe beter de resolutie, tot apparatuur die een uitvoer produceert die vrijwel niet van originele documenten te onderscheiden is. Full color of monochrome - alleen zwart - deze machines kunnen grote volumes kopieën in korte tijd uitpompen. Het gemak en de getrouwheid waarmee ze het bronmateriaal reproduceren, kunnen aanleiding geven tot bezorgdheid over informatiebeveiliging, gegevensdiefstal, inbreuk op het auteursrecht en namaak. In een zakelijke omgeving, een medisch of juridisch kantoor of een ander scenario waarbij eigendomsrechten of vertrouwelijke gegevens zijn betrokken, kunnen kopieerapparaten een bedreiging vormen voor de controle van informatie die bij wet of gebruik is geregeld.
Functioneel gemak
Vroege kopieerapparaten hadden geen automatische documentinvoereenheden en konden geen multicopy-runs verzamelen. Moderne apparatuur maakt van het kopiëren van een document een ongedwongen handeling. Met een netwerk van thuis- of kantoorcomputers kan een van deze machines meerdere desktopprinters vervangen door technologie die automatisch dubbelzijdige kopieën produceert, documenten met meerdere pagina's compileert en geniet, vaak herhaalde formulieren opslaat voor onmiddellijke duplicatie, faxen vanaf de desktop of het glas van de kopieermachine en e-mails zijn uitvoer. Dat gemak kan de werking van het kantoor versnellen en vereenvoudigen, maar de complexiteit van de bedieningselementen van de kopieermachine kan gebruikers ertoe aanzetten de verkeerde opties te kiezen, papier en verbruiksartikelen te verspillen aan externe uitvoer.
Operatie kosten
Omdat de meeste kopieerapparaten werken zoals laserprinters, smelten ze een poedervormig mengsel van plastic en kleurstoffen op het oppervlak van vellen papier. Dat fusieproces is afhankelijk van warmte, wat een hang naar elektriciteit opwekt, waardoor de kosten van kantoorbenodigdheden stijgen. Kopieerapparaten hebben ook verbruiksartikelen nodig, waaronder toner die meer kan kosten dan vergelijkbare supplies voor laserprinters. Deze cartridges met een hoog rendement gaan mogelijk langer mee dan vergelijkbare supplies voor desktop-printers, maar die prestaties hebben een hoger prijskaartje. Met name bij hoge volumes kunnen kopieerapparaten ook periodieke service vereisen om hun uitvoerprestaties te behouden. Een servicecontract kan zowel leveringen als onderhoud omvatten, maar het voegt nog een vaste kostenpost toe aan uw bedrijfsresultaat.
Dataretentie
Een kopieerapparaat dat documentinformatie opslaat voor onmiddellijk oproepen en uitvoeren, en die faxen en e-mails verzendt naar wat u dupliceert, gebruikt een interne harde schijf om paginascans bij te houden voor het ophalen op korte of lange termijn. Die gegevensopslag biedt gemak voor kantoorfuncties, maar kan gevoelige informatie onderwerpen aan het risico van onbedoeld of opzettelijk misbruik. Zoals elke harde schijf, kan het opslagmechanisme in een kopieerapparaat geheimen opleveren lang nadat u informatie en documenten ervan hebt gewist, en het vereist dezelfde soort beveiligingsvoorzieningen die u op computer-harde schijven toepast wanneer u een systeem verkoopt of buiten gebruik stelt.
