Bestandsmappen zijn verkrijgbaar in meerdere formaten om de verschillende papierformaten te combineren die worden gebruikt in zowel persoonlijke als professionele correspondentie. Twee van de meer gebruikelijke papierformaten zijn letter en legaal. Wanneer deze documenten worden gearchiveerd, kunnen ze worden geplaatst in zowel traditionele bestandsmappen als hangende bestandsmappen die zijn ontworpen om te worden opgehangen aan archiefkastbeugels.
Beoogde standaard bestandsmapinhoud
Er zijn zowel brieven als legale mappen beschikbaar om particulieren en bedrijven te helpen bij het scheiden van papierwerk voor financiële en archiveringsdoeleinden. Letter-formaat papier op 8 1/2-bij-11 inch is de papiersoort die meestal door kopieerapparaten en inkjetprinters loopt. Facturen, voorraadlogboeken en vergadermomenten zijn gebruikelijke documenten die op papier van Letter-formaat worden afgedrukt en vervolgens in de bijbehorende map worden opgeslagen. Legal-size papier heeft minder gebruik in het bedoelde formaat en is grotendeels terug te vinden in juridische en boekhoudkantoren als alternatief voor een kopieerpapier. In deze kantoren kan de extra 3 inch papier op een juridische fiche een juridisch document houden tot een lengte van één pagina en meer kolomvormige vermeldingen bevatten voor afgedrukte exemplaren van recordboeken. Omdat papier van legal-formaat langer is dan een standaard vel papier van Letter-formaat, heeft het een grotere map nodig.
Standaard bestandsmappen
Standaard bestandsmappen worden meestal gemaakt van manilla en kraftpapier, hoewel sommige soorten plastic zijn. Deze mappen scheiden en organiseren documenten en kunnen een archiefkastsysteem aanvullen of er onafhankelijk van werken. Volgens de Dimensions Guide is een map op Legal-formaat 8,5 cm lang en 14 3/4 inch breed aan de voorkant met een achterpaneel dat uitsteekt tot 9 5/8 inch. Een map van Letter-formaat heeft dezelfde afmetingen aan de voor- en achterkant, maar de breedte is beperkt tot 11 3/4 inch.
Hangende bestandsmappen
Hangende bestanden kunnen losse losse of manilla en kraft-papieren bestandsmappen bevatten. Omdat deze bestanden zijn ontworpen om een andere map te bevatten, zijn de hangende mappen op Legal-formaat en Letter-formaat groter dan hun standaard tegenhangers. Een hangende bestandsmap met een formaat van Letter is 12 3/4 inch breed en 9 3/8 inch lang terwijl het hangende bestand met de afmetingen van 15 3/4 inch breed en 9 3/8 inch groot is.
Bewaar en archiveer bestandsmappen
Bestandsmappen die worden gebruikt voor bewaring en archivering voor de nationale archieven, worden ook in juridische en letterformaten vervaardigd. Deze mappen hebben dezelfde afmetingen als hun dagelijkse tegenhanger waarbij de juridische map 3 inch groter is dan de lettergrootte.
