Documentarchivering is de opslag van documentatie die niet langer in actief gebruik is, maar organisaties moeten deze documentatie bewaren als een soort historisch record. Gewoonlijk archiveren organisaties en bedrijven documenten, maar individuen kunnen ook om verschillende redenen documentatie archiveren. Een reeks overwegingen en methoden associëren met documentarchivering. In sommige gevallen heeft een organisatie een set duidelijk gedefinieerde beleidsregels voor het beheren van documentatie, waarbinnen de organisatie een archiveringsprocedure schetst. Organisaties kunnen relatief eenvoudig verschillende mediatypen archiveren, inclusief elektronisch.
Doel
Organisaties archiveren documenten om verschillende redenen, meestal in verband met het algemene doel of de rol van de organisatie. Organisaties archiveren vaak documentatie omdat het van cultureel of historisch belang is. Als alternatief kan een bedrijf een juridische of financiële reden hebben om een betrouwbare registratie van eerdere documentatie te bewaren, waarvoor archivering de meest effectieve managementmethode is.
overwegingen
Elke organisatie die behoefte heeft aan het archiveren van documenten moet zijn procedures zorgvuldig overwegen. Beslissen welke documentatie gearchiveerd moet worden, zowel in termen van vroegere als lopende operaties, is uiteraard de eerste overweging. Voor de doorlopende documentatie die een organisatie produceert, kan de organisatie een soort schema voor archivering bereiken. De archiveringsmethoden variëren ook en de vooruitgang van de computertechnologie heeft een schat aan nieuwe hulpmiddelen geïntroduceerd, die in veel gevallen efficiënte, kosteneffectieve oplossingen bieden.
Hulpmiddelen
Vanaf 2011 zijn softwaretools voor het archiveren van documenten toegenomen, waardoor organisaties meer mogelijkheden hebben om te archiveren tegen lagere kosten. Organisaties kunnen software-archivering als een hulpmiddel gebruiken, niet alleen voor documenten die ze in elektronische vorm opslaan, maar ook voor papieren documentatie en andere media. Organisaties kunnen niet-digitale items scannen of converteren voor opslag in elektronische vorm, waardoor er minder fysieke ruimte nodig is voor effectieve registratie.
Risico's
Risico's zijn inherent aan elk documentarchiveringssysteem en organisaties moeten dit overwegen bij het maken van een beleid voor organisatiearchivering. Het voordeel van het opslaan van documentatie in elektronische vorm is alleen geldig als de archieven veilig zijn. Organisaties moeten daarom adequate voorzorgsmaatregelen nemen om de stabiliteit en veiligheid van een archief te beschermen, waarbij archiveringstools en -diensten op verschillende manieren worden aangepakt.
Voordelen
De voordelen van een effectief documentarchiveringssysteem zijn toegenomen met de komst van technologische oplossingen. Elektronische archieven nemen minder fysieke ruimte in en kunnen in sommige gevallen zelfs niet in het hoofdgebouw van een bedrijf of organisatie verblijven. Sommige organisaties kunnen bijvoorbeeld een externe documentbeheerservice gebruiken. Een ander voordeel van het gebruik van elektronische records is dat organisaties gemakkelijk en snel gearchiveerde content beschikbaar kunnen maken wanneer dat nodig is, vaak in een doorzoekbaar elektronisch formaat.
