Een factuur is een document dat een leverancier samen met een zending goederen naar een koper stuurt. Het bevat de artikelen die bij de levering zijn inbegrepen en het bedrag dat voor hen is verschuldigd. Een verklaring is een actueel rapport over wat een klant nog steeds verschuldigd is aan een verkoper op rekening.
Intentie Verschillen
Het primaire doel van een factuur is om een koper om betaling te vragen. De factuur informeert de koper ook over de kosten van elk item in een bestelling. Het is de communicatie van de leverancier over waarom de koper een bepaald bedrag verschuldigd is. Het primaire doel van een verklaring is om een koper te dwingen een betaling op rekening te doen. Hoewel een verklaring de meest recente kosten omvat, stelt deze ook de koper op de hoogte van bedragen die nog verschuldigd zijn bij eerdere aankopen.
Factuur elementen
Een standaardfactuur bevat een aantal elementen met betrekking tot de specifieke bestelling. De bovenkant van de factuur bevat een kop met een titel van de factuur, contactgegevens voor de leverancier en een klantnaam en -nummer. Het heeft ook een factuurnummer voor trackingdoeleinden. De inkoopdatum, productnaam, productnummer, hoeveelheidbestellingen en per eenheidskosten zijn gespecificeerd voor elk bestelde goed. Een subtotaal voor alle gekochte artikelen, een BTW-bedrag en een eindtotaal worden meestal onderaan de factuur weergegeven. Het heeft ook informatie over betalingsvoorwaarden en een betaaladres.
Statement Elements
Een verklaring is meestal niet zo ingewikkeld of gedetailleerd als een factuur. Het toont de datum van elke transactie die tijdens de afrekeningsperiode werd geregistreerd. Sommige bedrijven nemen alleen onbetaalde bedragen op bij verklaringen, terwijl anderen alle transacties in een bepaalde periode weergeven. Het factuurnummer en het factuurtotaal van elke factuur worden op het overzicht vermeld. Met deze informatie kan de klant betaalde en onbetaalde facturen op het overzicht afstemmen op facturen en ontvangsten. De verklaring bevat ook betalingsvoorwaarden en overmakingsinformatie.
Datums en betalingen
Een factuur bevat normaal gesproken de datum waarop een bestelling is verwerkt of verzonden, evenals een datum die moet worden betaald. Een verklaring heeft een "datum van de verklaring", de datum waarop de verklaring definitief is en naar de koper wordt verzonden. Het is het beste voor kopers om routinematig saldi te betalen die verschuldigd zijn wanneer een factuur arriveert in plaats van te wachten op verklaringen, adviseert accountant Harold Averkamp. Verklaringen worden soms uitgegeven voordat betalingen worden verwerkt. Door consequent facturen te betalen, voorkomt u dus verwarring over de vraag of er een saldo is betaald wanneer een verklaring arriveert.
