Kapitaalbudgetten zijn de belangrijkste controledocumenten als het gaat om de financiële planning voor langetermijninvesteringen zoals grote aankopen van apparatuur, grondaankopen, renovaties of nieuwe gebouwen. Met kapitaalbegroting wordt bepaald hoeveel wordt uitgegeven voor het gehele project, waarbij elk regelitem afzonderlijk wordt bijgehouden. Het legt uit hoe het bedrijf betaalt voor het kapitaalproject en bepaalt de terugverdientijd en -methode.
Product Scope bepalen
Met kapitaalbudgeting kunnen projectplanners de financiële reikwijdte van een project bepalen. Omdat kapitaalbegroting begint lang voordat het project begint, geeft het aan hoeveel geld het bedrijf van plan is te besteden aan elk afzonderlijk aspect van het project. Met een renovatie bepaalt het bijvoorbeeld hoeveel het wil uitgeven aan het verbeteren van handicaptoegankelijkheid of het installeren van energie-efficiënte verwarmingseenheden. Kapitaalbudgettering bepaalt ook de reikwijdte in termen van de duur van het project, omdat het ook budget biedt voor arbeid en potentiële downtime.
Bepaal financieringsbronnen
Hoewel met kapitaalbegrotingen de details van projectuitgaven worden beschreven, wordt ook aangegeven waar het geld vandaan komt om voor het project te betalen. Deze bronnen kunnen een kapitaalinvesteringsrekening, contant geld, bankleningen, subsidies van de overheid of non-profitorganisaties of beursaanbiedingen zijn. Meestal vereist een project een combinatie van die financieringskanalen. Het kapitaalbudgetteringsproces identificeert hoeveel geld nodig is van elke bron en de kosten die gepaard gaan met het gebruik van die financieringsmethode.
Bepaal de terugverdientijd
Een belangrijk element van kapitaalbegroting is het bepalen van de terugverdientijd van het project. De meeste bedrijven verwachten dat een nieuw gebouw, nieuwe apparatuur of renovatie uiteindelijk zichzelf terugbetaalt. Sommige projecten zullen zichzelf sneller terugverdienen dan andere. Aangezien er verschillende manieren zijn om de terugverdelingsmethode te berekenen, sommige met betrekking tot de contante waarde van geld en inflatie, zal het kapitaalbudget moeten bepalen welke methode het bedrijf van plan is te gebruiken. Het zal ook een schatting bevatten van hoe lang het zal duren voordat de onderneming een rendement op hun kapitaalinvestering realiseert.
Beheer projectkosten
Kapitaalbudgetten fungeren als controledocumenten gedurende de hele levensduur van het project. Naarmate het project vordert, houden de projectmanagers de kosten bij en proberen ze ervoor te zorgen dat het project binnen het budget blijft. Wanneer er sprake is van een overschot of een significante minderjarige, moeten de projectmanagers uitleg geven over de verschillen en moet het bedrijf ervoor zorgen dat het geld heeft om het project te voltooien. Gewoonlijk wordt een kapitaalbudget voor een specifiek project gehandhaafd totdat de terugverdientijd is verstreken.
Lopende projecten
Kapitaalbudgetten worden ook gebruikt voor lopende kapitaalaankopen. Deze omvatten belangrijke reparaties, rollende computerupgrades en preventief onderhoud. Omdat sommige van dit soort uitgaven op noodsituaties plaatsvinden, kan met kapitaalbudgetten een bedrijf worden voorbereid in een crisis en geen extra schulden maken. Met dit type kapitaalbudgeting wordt een fonds gecreëerd dat geld opzij zet voor noodzakelijke kapitaaluitgaven, ongeacht of ze kunnen worden geanticipeerd of niet.
