Controleer de ondertekenaars, of bekijk ondertekenaars, zijn personen die gemachtigd zijn om cheques voor bedrijven, bedrijven en bedrijven te ondertekenen. Zij zijn ervoor verantwoordelijk dat de ondertekende cheques geldig zijn en zijn opgesteld volgens de boekhoudprocedures van hun organisatie. Afhankelijk van de structuur van hun organisaties, kunnen de ondertekenaars bedrijfseigenaars, boekhoudbegeleiders of bedrijfsfunctionarissen zijn. Hoewel grote bedrijven cheques met afgedrukte handtekeningen kunnen voorbereiden, kunnen voor cheques van bedragen die groter zijn dan een bepaald bedrag een 'live' handtekening of meerdere handtekeningen nodig zijn.
Cheques ondertekenen: uw naam op de lijn zetten
Controleer de ondertekenaars zijn verantwoordelijk voor het verifiëren dat elke cheque die zij ondertekenen correct is voorbereid en een legitieme zakelijke uitgave vertegenwoordigt. Ondertekenaars kunnen aansprakelijk worden gesteld of worden onderworpen aan een strafrechtelijk onderzoek voor het ondertekenen van cheques die op frauduleuze of illegale wijze zijn getrokken. Houd bij het ondertekenen van zakelijke cheques rekening met elke cheque die u ondertekent alsof deze van u was. Stel vragen als u zich zorgen maakt over elke cheque die u moet ondertekenen. Volg de procedures van uw organisatie voor het melden van vermoedelijke chequefraude.
Zakelijke cheques 101
Bedrijfsorganisaties kunnen één bedrijfsaccount gebruiken of meerdere accounts gebruiken voor verschillende soorten uitgaven. Controleer of ondertekenaars van een bedrijf dat meerdere accounts gebruikt, verantwoordelijk zijn voor het weten welke accounts worden gebruikt voor het betalen van specifieke uitgaven. Voorbeelden van accounts zijn een algemene rekening voor algemene bedrijfskosten, salarisrekeningen, escrow-rekeningen voor het aanhouden van geld van klanten en accounts die worden gebruikt voor marketing en reclame. Hoewel een boekhoudkundige toezichthouder mogelijk moet verifiëren dat de juiste accounts worden gebruikt, betekent het ondertekenen van zakelijke cheques uw goedkeuring voor elke ondertekende cheque.
Verifieer cheque begunstigden en bedragen
Geen lege cheques ondertekenen; als ze verloren of gestolen zijn, zou u aansprakelijk kunnen worden gesteld. Controleer elke cheque die u ondertekent voor het verifiëren van de begunstigde en het bedrag dat wordt betaald. Als u niet bekend bent met een begunstigde, vraagt u de documentatie aan om een back-up van de betaling te maken. Betalingen aan leveranciers moeten vergezeld zijn van originele facturen. Pas het geschreven bedrag aan met het numerieke bedrag dat op elke cheque wordt getoond. Controleer of het bedrag van elke cheque binnen uw ondertekeningsbevoegdheid valt.
Voorkomen van fraude en boekhoudproblemen
Check-ondertekenaars moeten de procedures voor bedrijfaccounting kennen en volgen. Ze zijn verantwoordelijk voor het markeren van onjuist uitgegeven cheques. Stel vragen als u niet tevreden bent met een aspect van een cheque gepresenteerd ter ondertekening. Loop niet het risico een cheque te ondertekenen die later kan worden betwist of waarvan wordt vastgesteld dat deze frauduleus is uitgegeven. Overleg indien nodig met collega's en / of leidinggevenden wanneer verdachte cheques ter ondertekening worden aangeboden. Door een logboek bij te houden van de ondertekende cheques en problemen op te merken met de ondertekende cheques en daaropvolgende acties kan u worden bevrijd van betrokkenheid bij vermeende criminele activiteiten.
