Kennisbeheer, KM, systemen verbeteren de robuustheid van informatie door context- en relatiegegevens toe te voegen aan opgeslagen documenten. De zes stappen van kennisbeheer omvatten het creëren, vastleggen, analyseren, indexeren, opslaan en verspreiden van informatie. Door informatie aan documenten toe te voegen, via tags of semantische analyse en ontologieën van onderwerpen - de termen die worden gebruikt om een kennisgebied te beschrijven en te vertegenwoordigen - kunnen gebruikers sneller complete antwoorden vinden.
Business Intelligence
Business Intelligence-professionals verzamelen informatie uit verschillende bronnen om de concurrenten, de markt en klanten van hun bedrijf te begrijpen. Een deel van de taak van de bedrijfsanalist vereist het verspreiden van tijdige informatie aan besluitvormers. Met een KM-systeem kan de analist snel zinvolle rapporten produceren door alleen relevante gegevens en bronnen uit opgeslagen documenten te extraheren op basis van trefwoorden, context en relatie-informatie die als tags aan de opgeslagen gegevens zijn toegevoegd.
Project management
Verschillende aspecten van projectbeheer profiteren van de ervaring en de lessen die zijn getrokken uit eerdere projecten, waaronder kostenraming, risicobeheer en probleemoplossing. Wanneer organisaties formele kennisbeheersystemen gebruiken om projectinformatie vast te leggen, komt de beschikbare kennis ten goede aan nieuwe projectmanagers wanneer zij hun vak leren. De kerncomponenten van KM-systemen vergemakkelijken de communicatie van relevante informatie tussen projectteamleden, vooral wanneer het team op meerdere geografische locaties werkt. NASA gebruikte KM-tools in verschillende programma's en rapporteerde exponentieel minder tijd nodig om gegevens te extraheren voor analyse en het maken van rapporten.
Decision Support
Mensen nemen betere beslissingen wanneer ze tijdige en relevante informatie gebruiken. Het voordeel van een kennisbeheersysteem voor beslissingsondersteuning omvat het vinden van alleen relevante informatie vanwege de toegevoegde context- en relatiegegevens. KM-systemen bieden vaak intelligente zoek- en displaytechnologieën die het begrijpen van patronen en relaties vergemakkelijken.
Klantenservice
Helpdesks en klantenserviceapparaten maken gebruik van kennisbeheersystemen die soortgelijke problemen opsporen en succesvolle oplossingen bieden op basis van feedback. Door informatie-expansietechnologieën zoals ontologieën toe te passen, passen KM-systemen zich aan aan de vraagstijl van de gebruiker. NIH meldt dat de helpdesks van patiënten honderden e-mails per dag ontvangen. Met behulp van een KM-gebaseerd expertprofiel voor medewerkers, vragen helpdeskmedewerkers vragen aan de meest geschikte expert. Andere organisaties hebben hun helpdesk-functionaliteit met succes uitgebreid door een geautomatiseerd antwoordsysteem voor kennisbeheer te creëren.
