Als uw bedrijf de voorraad beheert, weet u al dat het einde van elk jaar een belangrijk proces oplevert. U hebt de perfecte mogelijkheid om uw volledige inventaris te controleren, alles wat u op voorraad hebt te volgen en te vergelijken met wat uw officiële inventaris laat zien. Door dit te doen, kunt u eenvoudig uw eigen dagelijkse procedures volgen, waaronder het identificeren van de hoeveelheid diefstal en verlies die u elk jaar lijdt. Het is een essentieel onderdeel van het onderhouden van een gezond bedrijf. Niet elk bedrijf kan deze inventaris echter eind december of begin januari uitvoeren, vooral als het vakantieseizoen de werklast onmogelijk maakt. Wanneer dat gebeurt, moet u iets doen met de naam rollback-audit, waarmee u verkopen die na uw einddatum zijn gebeurd, buiten beschouwing kunt laten zodat u het voorraadoverzicht van het volledige jaar kunt krijgen dat u nodig hebt.
Kies een uiterste datum
De eerste stap bij het uitvoeren van een terugdraaicontrole is het kiezen van een einddatum voor uw jaar. Dit hoeft niet op 31 december te zijn. Het kan 30 november, 1 december of zelfs 30 juni zijn als u de voorkeur geeft aan een 30-jarig jubileum van 1 juli tot 30 juni. Ongeacht welke datum u ook kiest, u wilt dat uw audit zo schoon mogelijk is, wat betekent dat u zich krachtig moet opstellen om alles wat na die datum is gekocht en verkocht volledig gescheiden te houden. Met de technologie van vandaag zou uw inventarissoftware dit gemakkelijk moeten kunnen beheren.
Rollback-procedures
Nadat u de einddatum van uw inventaris heeft ingesteld en uw voorraad correct heeft gescheiden, moet u ook de facturen bekijken die u na die datum hebt ontvangen en verzonden. Tijdens dit deel van het proces kunt u ook uw gescheiden inventaris dubbel controleren om ervoor te zorgen dat alles wat opzij is gezet na die datum is ontvangen. Zet een plan op om ervoor te zorgen dat de inventaris snel plaatsvindt, zodat de verkoop van dit jaar niet meer dan noodzakelijk wordt bemoeilijkt. Dit kan betekenen dat iedereen op zondagmorgen vroeg aankomt of één medewerker aanwijst om met uw inventariscontrole om te gaan terwijl alle anderen hun normale werkzaamheden uitvoeren. U kunt ook overwegen om een voorraadbedrijf in te huren om een team inventarisatietellers bij uw bedrijf te voegen om de telling te versnellen.
Onderzoek eventuele discrepanties
Helaas, zelfs met een proces op zijn plaats, zul je uiteindelijk merken dat dingen niet altijd overeenkomen. Vaak is dit het gevolg van inkrimping, of een item is beschadigd of is gestolen en nooit als zodanig is gemarkeerd in uw inventaris. Deze cijfers zijn belangrijk omdat ze u een overzicht geven van hoeveel producten er in de loop van een jaar uit de schappen verdwijnen. Deze informatie kan u ook helpen actie te ondernemen om deze verliezen te bewaken.
