Bedrijven vertrouwen op cash-audits, een belangrijke interne controle, bij het beoordelen van de juiste procedures voor het afhandelen van contanten. Beleid dat het aantal personen beperkt dat toegang heeft tot contant geld en het aantal geldverwerkingstaken dat een persoon kan uitvoeren, beperkt frauduleuze activiteiten.
Cash toegang
Kascontroleprocedures bepalen hoeveel personen contant geld afhandelen bij het hoofdverzamelpunt. Alleen kassiers en front office-managers moeten omgaan met geld als het in het bedrijf komt. Audits moeten er ook voor zorgen dat de kassier en de frontofficemanager inloggen en geld aftekenen voordat het een kluis binnengaat of verlaat. Twee personen moeten aanwezig zijn bij het verwijderen van contanten uit de kluis en deze naar het kantoor of de bank brengen.
Stort voorbereiding
Andere personen dan de kassier of frontofficebeheerder dienen contant geld te storten voor storting. Audits moeten bepalen welke personen de deposito's voorbereiden en hoe een supervisor in het administratiekantoor deze zal beoordelen. De meeste bedrijven vereisen dat werknemers verschillende formulieren invullen bij het opnemen en voorbereiden van de storting. Auditors moeten formulieren evalueren om ervoor te zorgen dat medewerkers alle procedures voor de voorbereiding van de storting volgen
Stortingsposting
Audits moeten gericht zijn op het plaatsingssysteem dat elke storting in het boekhoudinformatiesysteem registreert. De auditors moeten elektronische dossiers beoordelen om ervoor te zorgen dat elke storting tijdig in het systeem wordt geplaatst. Uitstel van vertraagde aanbetaling creëert moeilijke situaties in een administratiekantoor door de kasstroomverzamelperiode te verlengen. In de meeste bedrijven zouden personen die deposito's op het informatiesysteem plaatsen niet degenen moeten zijn die de stortingen voorbereiden.
Bankreconciliatie
Nadat het boekhoudinformatiesysteem de stortingen heeft geregistreerd, bereidt de boekhoudafdeling bankafstemmingen voor en controleert deze om ervoor te zorgen dat de bank alle stortingen tijdig verwerkt. Afhankelijk van de grootte van het bedrijf, kan de boekhoudafdeling dagelijks of maandelijks afstemmingen voorbereiden.
Bij het controleren van bankafstemmingen dienen accountants na te gaan wanneer de banken deposito's opnemen en of ze consistent zijn met de data waarop het administratiekantoor het informatiesysteem heeft ingevoerd. Bij reconciliatie-audits moet ook worden getest of de rekeningsaldi van het informatiesysteem overeenkomen met de afgestemde saldi van het bankafschrift.
Uitbetalingoverzicht
Auditors evalueren contante uitbetalingen op dezelfde manier als het storten van geld. De accountants moeten de te betalen facturen in het boekhoudinformatiesysteem controleren om er zeker van te zijn dat het factuurbedrag overeenkomt met het systeembedrag. De accountants moeten ook de bankafstemmingsverklaring bekijken om ervoor te zorgen dat alle cheques die het bedrijf bij de leveranciers snijdt via de bank worden gecontroleerd. Controleurs moeten eventuele openstaande cheques controleren op geldigheid. Als een bedrijf crediteurenadministratie vereist om facturen te factureren aan leveranciersafschriften, moeten auditors deze afstemmingen controleren op juistheid en validiteit.
