Een persmap, vaak een mediakit genoemd, is een hulpmiddel dat door bedrijven en organisaties wordt gebruikt om informatie over hun bedrijf aan de media te leveren. Het bestaat uit verschillende documenten en bestanden, waaronder persberichten, foto's, lijsten met veelgestelde vragen, gepubliceerde artikelen, promotievideo's en verklaringen van bedrijfsvertegenwoordigers. Bedrijven van alle groottes bereiden perspakketten met informatie die ze graag zouden willen melden aan de media. Bedrijven zijn vaak bereid om perskits te distribueren en streven ernaar deze gemakkelijk toegankelijk te maken.
Online gaan
Ga na of het bedrijf dat u onderzoekt een officiële website heeft. Zoek naar een gedrukt webadres op brochures en visitekaartjes.
Bekijk de website om te zien of er een link is met de vermelding "media", "public relations" of "persmap". In sommige gevallen moet u mogelijk op een link klikken die zegt "contacteer ons" of "meer informatie" om naar de persmap te worden geleid. Als u geen bruikbare links kunt vinden, zoekt u naar het e-mailadres van de bedrijfseigenaar of de contactgegevens van de klantenservice. Stuur een e-mail waarin je jezelf voorstelt en een persmap aanvraagt.
Lees alle informatie die u online kunt raadplegen. Sommige bedrijven posten hele perskits om in één keer te downloaden en af te drukken. U kunt ook de set doorzoeken en de specifieke informatie opslaan waarnaar u op zoek bent. Sommige bedrijven plaatsen alleen geselecteerde persberichten of foto's en verstrekken een e-mailadres voor contact voor aanvullende informatie. Stuur een e-mail naar de juiste contactpersoon voor informatie over perskits die niet online beschikbaar is.
Verzoek via telefoon
Bel een bedrijf wanneer u zijn website niet kunt vinden, of de website biedt geen materiaal voor de persset of neem geen contact op met e-mailadressen. Bel tijdens de meest geschikte uren voor het bedrijf. Als u bijvoorbeeld een restaurant belt, vermijd dan het etenstijd. Wanneer uw oproep wordt beantwoord, kunt u een verzoek indienen om met de bedrijfseigenaar of de verantwoordelijke voor public relations te spreken.
Stel jezelf voor en leg uit waarom je een persmap nodig hebt. Als de eigenaar of vertegenwoordiger zegt dat ze geen officiële persmap hebben, beschrijf dan de specifieke informatie die u nodig hebt. Ze kunnen afzonderlijke items bevatten, zoals persberichten en foto's die, wanneer ze worden gecombineerd, kunnen dienen als een persmap.
Regel toegang tot de informatie in de persset. Als u een deadline moet halen, moet u de kit laten e-mailen of faxen. Als de kit te groot is, maak dan een afspraak om hem op te halen of vraag hem of hij kan worden gemaild.
Bezoek in persoon
Bezoek het bedrijf waar u onderzoek naar doet als u geen persberichten kunt ontvangen via e-mail, snail mail of fax. Stel jezelf voor en vraag om te praten met de eigenaar of het hoofd van de PR-afdeling.
Beschrijf de informatie die u zoekt en vermeld specifieke documenten of items die de vereiste informatie zullen verschaffen. Leg uit hoe een persmap u helpt hun perspectief in uw verhaal te verwerken.
Blader door de informatie in de persmap om er zeker van te zijn dat het voldoet aan uw behoeften en beantwoordt uw vragen. Aangezien u de bedrijfseigenaar of public relations-vertegenwoordiger bij u hebt, kunt u een snel interview aanvragen als u aanvullende vragen hebt die niet in de persmap worden behandeld.
Tips
-
Perssets worden gemaakt voor zelfpromotie door het bedrijf of de organisatie die ze distribueert. Informatie over feitencontroles uit de perssets gehaald en aanvullende bronnen gebruiken om het evenwicht te bewaren.
