De documentcontrolefunctie heeft de verantwoordelijkheid om de documentstroom en opslag in een organisatie te beheren via verschillende functies en processen. Deze omvatten het bijhouden van bestanden en het gebruik van de juiste distributie- en revisieprocedures zoals uiteengezet op Siliconfareast.com.
Bibliotheek systeem
De documentcontrolefunctie vervult de rol van het op de juiste manier onderhouden van interne bibliotheekprocedures, zodat geschikte toegang tot het personeel plaatsvindt, maar de locatie van officiële documentatie blijft te allen tijde bekend.
Opslag / Filing
Een andere belangrijke activiteit van de documentbeheerfunctie is die van documentopslag en archivering om te zorgen voor een goede toegankelijkheid van alle benodigde bestanden.
herzieningen
De documentcontrolefunctie heeft ook de verantwoordelijkheid ervoor te zorgen dat officieel goedgekeurde documentatie alleen wordt herzien in het kader van de juiste processen en goedkeuringen. Dit kan een systeem van wijzigingsverzoeken voor documenten (of projecten) (DCR) zijn waarvoor ondertekende handtekeningen nodig zijn voordat een eerder goedgekeurd document aanvullende wijzigingen kan aanbrengen.
Werkstroom
Documentcontrolepersoneel voert ook activiteiten uit met het doel een efficiënte workflow te garanderen, bijvoorbeeld door documenten toe te wijzen aan geschikte administratieve of secretariaatsmedewerkers voor activiteiten zoals tekstverwerking of scannen.
Tracking
De documentcontrolefunctie volgt ook de tijdige productie van documenten via het algehele workflowproces, bijvoorbeeld door het gebruik van leeftijdslijsten die aangeven dat documenten te lang zijn gebruikt om door het workflowproces te gaan.
