Bedrijven organiseren seminars om te trainen of informatie te presenteren aan werknemers, klanten, investeerders en zakelijke partners. Organisatoren gebruiken verschillende presentatieactiviteiten, waaronder lezingen, keynote presentaties, vraag-en-antwoordsessies, rondetafelgesprekken, breakout-sessies, video's en diavoorstellingen om het publiek te betrekken en hun doelen te bereiken.
Seminar Doelstellingen
Seminar-doelstellingen bepalen de keuze van de presentatieactiviteiten. In een trainingsseminar wil de presentator bijvoorbeeld kennis of begrip van een onderwerp ontwikkelen. Een lezing ondersteund door dia's of video en break-out of vraag-en-antwoordsessies zou een geschikte activiteit zijn. Als het de bedoeling is om vaardigheden te ontwikkelen, moet de presentator ook demonstraties bevatten. Een seminar om belangrijke informatie te communiceren, zoals een nieuwe productaankondiging, financiële resultaten of een fusie, moet een keynote-presentatie, rondetafelgesprek en vraag-en-antwoordsessie bevatten.
Lezingen en Keynote-presentaties
De meest elementaire presentatieactiviteit is een lezing of lezing door een vakdeskundige. Als er een aantal presentatoren in een seminar zijn, kunnen sommigen keynote presentaties geven. Keynotes zijn presentaties die de belangrijkste onderwerpen behandelen en die doorgaans worden gegeven door senior executives of toonaangevende industriefiguren. Lezingen en keynotes geven informatie, maar zijn een eenrichtingsvorm van communicatie en vertrouwen op competente sprekers om de aandacht van het publiek te trekken.
Speaker ondersteuningsmateriaal
Dia's, video's en andere visuele hulpmiddelen, zoals flip-overs en diagrammen, helpen presentatoren om complexe concepten uit te leggen of om gegevens duidelijker te maken. Dia's moeten eenvoudig en overzichtelijk zijn, zodat het publiek naar de presentator luistert in plaats van informatie op het scherm te lezen. Apple Corporation beveelt aan korte video's in langere presentaties te plaatsen om de aandacht van het publiek te behouden.
Breakout Sessions
Introductie van breakout-sessies verhoogt de betrokkenheid van het publiek bij een seminar, helpt bij het versterken van de presentatie-inhoud en biedt organisatoren onmiddellijke feedback op seminarsessies. Kleine groepen ontmoeten elkaar in afzonderlijke ruimtes, binnen of buiten de hoofdseminarruimte. Ze bespreken de inhoud van de presentaties en rapporteren hun mening aan de rest van het publiek. Een bedrijf dat een nieuw product presenteert aan zijn verkoopafdeling, kan bijvoorbeeld verkopers vragen om te bespreken en manieren voorstellen om het product aan klanten te presenteren tijdens de uitbraaksessie.
Rondetafelgesprekken en vraag- en antwoordsessies
Het organiseren van een rondetafelgesprek tijdens een seminar geeft het publiek de gelegenheid om de mening te horen van verschillende experts die een belangrijk onderwerp bespreken. Idealiter zouden de deelnemers verschillende achtergronden moeten hebben of tegengestelde opvattingen moeten hebben om het publiek een gebalanceerd perspectief te bieden. Het introduceren van een vraag-en-antwoordsessie stelt het publiek in staat om meer over een onderwerp te weten te komen vanuit hun eigen perspectief. Organisatoren kunnen na elke seminar-sessie vragen van de vloer uitnodigen of het publiek vragen vragen stellen voorafgaand aan het seminar, waarbij presentatoren tijdens één sessie reageren. De eerste benadering helpt bij het opbouwen van een dialoog tussen het publiek en presentatoren, maar kan problemen veroorzaken met de timing van seminars als de Q & A-sessies worden overlopen.
