Er komt een tijd in elke praktijk of een ziekenhuis wanneer een arts sterft en een beheerder een brief moet sturen om de patiënten van de arts op de hoogte te stellen. Het schrijven van de brief is een eenvoudige taak. Het kan echter tijdrovend zijn om de individuele brieven te versturen en op vragen te antwoorden, vooral als de arts een groot aantal patiënten had. Het is belangrijk om iedereen zo snel mogelijk op de hoogte te stellen, zodat de patiënten een nieuwe arts kunnen plannen.
Doorzoek de doktersdatabase om de contactgegevens van al zijn patiënten te vinden. Zoek naar fysieke adressen, e-mailadressen en telefoonnummers.
Typ een brief met behulp van een tekstverwerkingssoftware als u een afgedrukt bericht wilt verzenden. Druk het adres van elke patiënt af op een envelop en plaats één letter in elke enveloppe afzonderlijk. Bevestig een stempel op de envelop en verzend de brief naar elke patiënt op hetzelfde moment.
Stuur een e-mailbericht naar patiënten van wie u het e-mailadres heeft. Neem hetzelfde bericht op dat u in de afgedrukte brief hebt opgenomen.
Wees duidelijk en kort. Gebruik het Arial-letterbeeld. Zorg ervoor dat de brief vrij is van jargon en afkortingen.
Controleer op spelling en grammaticale fouten. Leg in de brief uit wat er is gebeurd. Als u niet beschikt over het adres van een bepaalde patiënt, bel of e-mail om een melding te geven. Dit kan een schrijnende tijd voor de patiënten zijn, vooral degenen die al lang bij de arts zijn. Dus verzeker hen dat een gekwalificeerde arts hun bestanden overneemt. U kunt de nieuwe arts in dezelfde brief introduceren, of u kunt die informatie in een afzonderlijke brief, per e-mail of per telefoon opgeven. Laat uw contactgegevens achter als patiënten vervolgvragen hebben.
Geef informatie over de begrafenisregelingen in het geval patiënten willen bijwonen.
Tips
-
Als een patiënt een afspraak maakt met een overleden arts, leg dan uit wat er is gebeurd en bied aan om een afspraak te maken met de vervangende arts. Als de nieuwe arts nog niet aan het werk is, raden andere artsen in het gebied.
