De planning van patiëntenafspraken varieert afhankelijk van het type zorginstelling en de reden voor het bezoek, of het nu gaat om een routinematige medische afspraak, een specifieke medische aandoening of een dringende aangelegenheid. Daarnaast kunnen er enkele verschillen zijn, afhankelijk van of de arts in een individuele praktijk of in een groepspraktijk met verschillende andere artsen werkt.
Primaire zorgpraktijk
Een aanzienlijk deel van de bevolking gebruikt een van de meest brede typen artsenpraktijken als eerstelijnshulpverlener, meestal een huisartsenpraktijk of een internistenkantoor. Sommige patiënten kunnen een specialist als eerstelijnshulpverlener gebruiken, zoals een gynaecoloog voor vrouwen of een endocrinoloog voor patiënten met diabetes of een schildklieraandoening. In de brede categorie van primaire zorgpraktijken zijn er meestal drie soorten benamingsaanduidingen beschikbaar. Primaire zorgpraktijken kunnen specifieke tijdsblokken bieden voor volledige fysieke afspraken, vervolgbezoeken en spoedeisende zorgafspraken. De meeste praktijken in de eerstelijnszorg reserveren een aantal tijdsblokken voor het zien van spoedeisende zorggevallen op dezelfde dag of de volgende dag.
Specialist
De medische vereisten van een patiënt voor gespecialiseerde zorg met een bepaalde arts kunnen variëren van een enkel bezoek tot een doorlopende reeks afspraken die over een periode van jaren voorkomen; sommige patiënten kunnen verschillende specialisten over hetzelfde tijdsinterval zien. In de praktijk van een specialist kan het plannen van afspraken vallen in categorieën zoals een consult of het eerste bezoek door verwijzing door een andere arts, initiële afspraken waarvoor geen verwijzing nodig is en follow-upafspraken. Hoewel sommige specialisten mogelijk patiënten nodig hebben op een dringende zorgbasis, zoals cardiologen, is het onwaarschijnlijk dat veel specialisten patiënten zullen zien, behalve volgens schema.
inpatient
De intramurale zorg bij een herstellende of deskundige verpleeginrichting omvat ook enkele gebeurtenissen die binnen de faciliteit moeten worden gepland. Afspraken in deze settings gaan over omstandigheden die de beschikbaarheid van bepaald medisch personeel vereisen, niet noodzakelijk artsen; deze kunnen bestaan uit technici van medische hulpmiddelen, fysiotherapeuten, bezoekende verpleegkundigen en ademtherapeuten. De afspraakplanner bij de ziekenhuisafdeling moet mogelijk een afgebakende oproep doen aan de arts van de patiënt voor het plannen van diagnostische testen, zoals computertomografie (CAT), magnetische resonantiebeeldvorming (MRI) of echografie, dat de ziekenhuisafdeling voorziet niet. Voor het testen van protocollen die de faciliteit ter plaatse ter beschikking heeft, moet de afspraakplanner informatie krijgen van alle technici die betrokken zijn bij het leveren van deze diagnostische protocollen om planningsconflicten te vermijden.
Technologies
Medische faciliteiten gebruiken bedrijfseigen software om hun afsprakenplanning te stroomlijnen. In toenemende mate maken medische kantoorpraktijken ook gebruik van geautomatiseerde afspraakherinneringssoftware die een telefoontje van de patiënt een dag of twee voorafgaand aan een aanstaande afspraak initieert. Ook maken de artsenkantoren die in ziekenhuizen werken steeds vaker gebruik van gedeelde computersystemen, waardoor medicijnen, behandelplannen en betalingen door verzekeringsmaatschappijen efficiënter kunnen worden afgehandeld.
