In zaken zijn we in en uit vergaderingen, waarin we veel beslissingen nemen. Aan het einde van een vergadering nemen vergaderingsnotulen beslissingen om ervoor te zorgen dat alle aanwezigen verdere actie ondernemen. De notulen van de vergadering beslaan alle aspecten van een vergadering, van de deelnemerslijst en de agenda tot de te nemen acties en de beslissingen die moeten worden genomen voor verdere vergaderingen. Het gebruik van specifieke stappen om notulen op te stellen, zorgt ervoor dat uw team, collega's en managers de discussiethema's en verwachtingen kennen voor verdere actie.
Gebruik de vergaderagenda als richtlijn om uw vergaderminuten te schrijven. De vergaderagenda is de leidraad van de vergadering. Het update de deelnemers en het laat hen de doelstellingen kennen, hun rol bij het bereiken ervan en welke specifieke items eraan zijn toegewezen. Aangezien de vergadering gebaseerd is op een agenda, wordt de agenda de gids voor het schrijven van de notulen.
Beschrijf in het kort de rollen van de aanwezigen op de vergadering of projecten die ter discussie staan. Verklaar de rol van elke deelnemer om de niet-aanwezigen te laten weten wie er heeft deelgenomen voor welke afdeling en voor welk specifiek doel. Een overzicht van de rollen van de deelnemers zorgt ervoor dat elke persoon doelbewust de vergadering bijwoont. De rollen van de deelnemers zijn belangrijk voor de vergaderfacilitator en de deelnemers, dus de vergaderdiscussies gaan vooruit zonder vast te zitten met eerder besproken onderwerpen.
Markeer de doelstellingen van de vergadering door ze duidelijk te vermelden. Bijvoorbeeld: om beslissingen te nemen, om ideeën te verzamelen of om het team op de hoogte te houden van de voortgang. Objectieven vermelden helpt lezers van de notulen het doel van de vergadering duidelijk te begrijpen. Het doel of het doelgedeelte is wat veel senior managers lezen; als ze niet bij de doelstellingen hoeven te worden betrokken, is verder lezen niet nodig. Als een manager een gevestigd belang heeft bij de doelstellingen, kan hij ervoor kiezen om de volgende vergadering bij te wonen.
Schrijf de beslissingen die tijdens de vergadering zijn genomen. Noteer alle beslissingen die zijn genomen en besproken om de agenda van de volgende vergadering te bepalen. Door de beslissingen uit te schrijven, kunnen aanwezigen en niet-aanwezigen nagaan of er follow-upactiviteiten van hen vereist zijn, waarvoor ze zich dan kunnen voorbereiden. Beslissingen die tijdens de vergadering naar voren komen, worden behandeld tenzij er verdere besprekingen nodig zijn in een andere vergadering, wat een beslissing op zich zou zijn. Het vastleggen en delen van de beslissingen die tijdens een vergadering worden genomen, zijn van cruciaal belang voor nauwkeurige, nuttige minuten.
Schrijf taken 'Volgende stap' met de naam van een verantwoordelijk individu naast hen. Deze stappen stellen de vergaderfacilitator in staat zich voor te bereiden op de volgende vergadering en voor aanwezigen en niet-aanwezigen om zich bewust te zijn van wat zij verantwoordelijk zijn voor de vergadering na de vergadering. Dit zorgt ervoor dat individuen zich voorbereiden op de volgende vergadering, hetzij door hun taken te voltooien, hetzij door ze te delegeren aan iemand anders die deze kan voltooien en de volgende vergadering bij te wonen.
Stuur een concept van de notulen van de vergadering naar de aanwezigen. Het concept stelt aanwezigen in staat de notulen te bewerken door opmerkingen, volgende stappen en beslissingen bij te werken. Een conceptcontrole zorgt ervoor dat alle informatie correct is vastgelegd en dat individuen de taken beheren die aan hen of de afdeling zijn toegewezen. Geef als onderdeel van het conceptcontroleproces aan alle deelnemers een deadline voor opmerkingen. Als er geen bewerkingen zijn ontvangen, worden de notulen geacht door alle partijen te zijn geaccepteerd.
Stuur de notulen van de vergadering. Nadat alle feedback is verzameld, stuurt u de vergadernotulen naar alle personen die zijn uitgenodigd voor de vergadering. Kopieer andere werknemers of deelnemers die moeten worden geïnformeerd. De notulen moeten binnen 24 uur na het einde van de vergadering of 12 uur voorafgaand aan de volgende vergadering worden verzonden, afhankelijk van wat zich het eerst voordoet.
Tips
-
Niet alle informatie hoeft in de vergaderminuten te worden vastgelegd, hoogtepunten zijn voldoende. Vergaderminuten zijn effectief wanneer ze de vergadering samenvatten met beslissingen en verantwoordelijkheden. Als u de vergadering faciliteert, vraag iemand om notities te maken voor het team.
