In de boekhouding is een journaalpost aan de bovenkant een handmatige aanpassing die wordt geregistreerd op bedrijfsniveau, vaak bij het opstellen van geconsolideerde jaarrekeningen voor een moederbedrijf en haar dochterondernemingen. Hoewel dergelijke vermeldingen geldig kunnen zijn, worden ze vaak gebruikt om fraude te bestendigen door leemtes tussen de werkelijke bedrijfsresultaten en de gerapporteerde resultaten af te sluiten voor het beleggerspubliek.
Legitiem en ongeldig gebruik
Een geldig gebruik van de journaalposten aan de bovenkant kan zijn om een deel van de inkomsten of uitgaven van een moederbedrijf toe te wijzen aan haar dochterondernemingen om de bedrijfsactiviteit accuraat weer te geven. Aanpassingen aan de bovenkant kunnen echter ook worden gebruikt om aansprakelijkheidsrekeningen op ongepaste wijze te verminderen, inkomsten te verhogen of kosten te verlagen. Ondernemingen die fusies, overnames of herstructureringen ondergaan, zijn bijzonder vatbaar voor frauduleus misbruik van topboekjournaalposten.
Veranderingen stromen niet door
Items aan de bovenkant verschijnen over het algemeen niet als boekingen in het grootboek, wat betekent dat ze niet onderhevig zijn aan standaardcontroles van financiële systemen. De boekingen worden niet doorgegeven aan dochterboeken, dus het management van de dochteronderneming is vaak niet op de hoogte van deze transacties en kan deze niet valideren.
Advies voor auditors
Het Centre for Audit Quality adviseert auditors te zoeken naar handmatige aanpassingsboekingen, inclusief journaalposten aan de bovenkant, die worden gemaakt nadat een financiële rapportageperiode is afgesloten. Controleurs moeten vervolgens nagaan waarom de boeking is gedaan, wie het heeft gedaan, of die persoon bevoegd was om een boeking te registreren, wanneer de boeking werd geregistreerd en de onderliggende bewijzen om de boeking te ondersteunen.
Interne bedieningselementen instellen
Accountants die verantwoordelijk zijn voor het boekhoudsysteem van een bedrijf kunnen controles uitvoeren om ervoor te zorgen dat de invoer aan de bovenkant correct wordt gebruikt. Deze controles kunnen bestaan uit het direct genereren van een lijst van geregistreerde topposities van het boekhoudsysteem voordat de definitieve financiële overzichten worden geproduceerd. Een andere suggestie, als de invoer aan de bovenkant tijdelijk moet zijn, is om het systeem in te stellen om ze automatisch om te keren. Andere besturingselementen zijn het geven van systeemrechten aan slechts een of twee personen om dit soort vermeldingen te registreren en ervoor te zorgen dat het senior management al dergelijke vermeldingen goedkeurt voordat ze worden gepost.
