Een offerteaanvraag is een document dat is gemaakt en wordt verspreid onder potentiële contractanten, waardoor ze kunnen bieden op een bepaald project. Een RFP geeft de aannemers een beschrijving van het project en waar de organisatie naar op zoek is. Contractanten kiezen vervolgens of ze een voorstel willen doen aan de RFP of niet. Ze moeten beslissen of ze het project kunnen voltooien en of het de moeite waard is voor het bedrijf.
Bestudeer de RFP. Dit document moet instructies bevatten evenals een gedetailleerde uitleg van het project. Nadat u hebt besloten om op het project te bieden, volgt u alle schriftelijke instructies die in de RFP zijn opgenomen.
Maak een voorblad. De meeste RFP's vragen dat een contractant een voorblad maakt voor zijn voorstel. Noteer op het voorblad de naam van het bedrijf dat de RFP presenteert, uw bedrijfsnaam en een korte beschrijving van het opgegeven project. Deze informatie staat meestal in het administratieve gedeelte van de RFP. In dit gedeelte worden ook andere details verstrekt, zoals deadlines en waar de voorstellen moeten worden ingediend.
Geef een overzicht van uw bedrijf. Vermeld feiten over uw bedrijf, inclusief de tijd dat het bedrijf actief is, het soort werk waarin het gespecialiseerd is en alle belangrijke informatie die het bedrijf onderscheidt van anderen.
Geef het projectoverzicht. Voorstellen worden over het algemeen geschreven om een antwoord op een probleem te geven. In dit soort voorstellen is het probleem het project dat moet worden uitgevoerd. De oplossing is dat uw bedrijf het werk kan uitvoeren en het volledige project op de best mogelijke manier kan voltooien.
Schrijf een verklaring van werk. Dit deel van het voorstel bevat alle technische vereisten van het project, waaronder prestatiespecificaties, taken voor de voorbereiding van de locatie en kwaliteitscontrolevoorschriften. Deze verklaring helpt het bedrijf dat de RFP heeft uitgegeven, een contractant kiezen. Deze sectie vereist veel onderzoek om elke technische kwestie van het project grondig op te sommen en te beschrijven. Het geeft ook een gedetailleerde beschrijving van de manier waarop u het hele project wilt uitvoeren en voltooien.
Maak een lijst van uw referenties. Bied namen aan van andere bedrijven waar je soortgelijke werkzaamheden mee hebt gedaan. Schrijf in bedrijfsnamen, contactnamen en telefoonnummers.
Neem een prijsschema op. Bied een gedetailleerde kostenbeschrijving aan door alle kosten inclusief materialen en arbeid te specificeren. Zorg ervoor dat u alle kosten die u maakt opneemt, en vermeld alle informatie duidelijk zodat de lezer gemakkelijk kan begrijpen hoe u de klus hebt geprijsd en wat de totale kosten van het project zijn.
Beschrijf uw licentiegegevens. Voeg licentienummers toe die aantonen dat u verzekerd, gebonden en verzekerd bent voor elk aspect van het project dat u gaat doen.
