Als een project eenmaal is voltooid, rest er niets anders dan te analyseren wat goed ging, wat er mis ging en wat het team kan doen om toekomstige projecten succesvoller te maken. Dit wordt meestal gedaan in een post-mortem rapport. Een onmisbare voorwaarde voor een finale vergadering na het project is een post-mortem rapport met specifieke voorbeelden en veel detail zonder te negatief of zelfgenoegzaam te zijn.
Structuur en stijl
Een formele rapportstructuur met duidelijk omlijnde koppen en subkoppen zal u helpen om zowel feitelijke als analytische informatie op een duidelijke en beknopte manier te presenteren. Het Online Writing Lab van Purdue University suggereert dat je het hele rapport schrijft met een enkel standaardlettertype zoals Arial of Times New Roman. Gebruik lijsten wanneer u maar kunt en gebruik witruimte tussen en binnen secties om het rapport gemakkelijker leesbaar te maken. Gebruik grammaticale tijd correct: gebruik verleden tijd om procedures uit te leggen en tegenwoordige tijd te generaliseren en te vermelden wat de projectresultaten laten zien.
Introductie en doelen
Gebruik het inleidende gedeelte om postmortale rapportagedoelen te beschrijven. De meeste rapporten zijn gericht op het bereiken van vier hoofddoelen: te evalueren en te bespreken of het project succesvol was, hoge punten en prestaties te identificeren, belangrijke kwesties aan te wijzen en probleemoplossingstactieken te bespreken en kernpunten te schetsen. Het opmaken van deze doelen als een lijst met opsommingstekens is ook een goede manier om de rapportstructuur te definiëren.
Parameters en doelstellingen
Huidige op feiten gebaseerde projectinformatie en projectdoelen in de volgende sectie. Organiseer op feiten gebaseerde informatie - zoals de titel, de naam van de projectmanager, de startdatum en de streefdatum en de werkelijke voltooiingsdatum - in een tabelindeling. Vat het project samen in een kort verhaal. Neem informatie op, zoals het type, het doel en de doelen en doelstellingen van het project, evenals het budget, benchmarkevaluatiemetingen en eventuele beperkingen of beperkingen waarmee het project werd geconfronteerd.
Prestatieanalyse en beoordeling
Prestatiegegevens zijn het 'vlees' van het rapport. Gebruik vertellingen en lijsten met opsommingstekens om centrale prestaties en problemen te beschrijven. In de subsectie van projectprestaties, beschrijf wat er goed ging en wat goed werkte, en bespreek praktijken - zoals een wekelijks vergaderschema of de mogelijkheid om via instant messaging te communiceren - dat het team vooral nuttig vond om het project op tijd af te ronden. Beschrijf in de hoofdonderdeelsectie wat er mis is gegaan, welk beleid en welke procedures problemen veroorzaakten en welke uitdagingen het team ondervond. Bespreek hoe deze problemen aspecten van het project beïnvloedden, zoals het budget en het schema, en beschrijf wat het team deed om deze te overwinnen of te beheren.
Beoordeling en afhaalrestaurants
Beëindig het rapport met een algemene projectbeoordeling en afhaalanalyse. Een beoordelingssysteem van vijf tot tien punten dat kritieke aspecten van het project evalueert, inclusief prestaties, beheerstoekenning aan scope en communicatie, kan een nuttig visueel display creëren. Beschrijf ten slotte de geleerde lessen, specificeer de best practices die tijdens het project zijn ontwikkeld en geïmplementeerd en geef suggesties voor voortdurende verbeteringen.
