Wanneer bedrijven bepalen of het nodig is om materialen te kopen of reparaties uit te voeren, zal de aankopende agent of eigenaar een bieding of een kostenraming van leveringen en / of een specifieke omvang van het werk vragen. Het is gebruikelijk dat de eigenaar of agent een bod vraagt bij verschillende concurrerende bedrijven om de beste leverancier te vinden. Wanneer de winnende aannemer wordt gekozen, is het professionele hoffelijkheid om afgewezen bieders op de hoogte te brengen van uw intenties. Houd er rekening mee dat u mogelijk wilt dat leveranciers bieden op uw toekomstige projecten.
Achtergrond
Het eerste proces voor het verkrijgen van een offerte, professioneel bekend als een offerteaanvraag (RFQ), is om de reikwijdte van het werk te schetsen. Aangezien de inkoopagent ingediende biedingen beoordeelt en verwerpt, moet u weten wat precies moet worden uitgevoerd en wat de verwachte uitkomst is, zodat de informatie kan worden doorgegeven aan het indienende bedrijf.
De eigenaar of koper wil ook een idee hebben van wat het project zou kosten. Als je onderzoekt en schat dat een dakreparatie in een districtsgevangenis minder dan $ 350.000 kost, en de biedingen allemaal meer dan $ 500.000 kosten, moet je de details bekijken. Je zou een onrealistisch budget kunnen hebben, of de biedende bedrijven zouden gewoon te duur kunnen zijn.
De afkeuringsbrief
Als de biedingen te hoog zijn, schakel ze dan uit. Vergeet niet dat je in de toekomst misschien zaken met deze bedrijven wilt doen, je wilt ze niet laten zitten. Het is professioneel en hoffelijk om een standaardformulier afwijzingsbrief te sturen.
Het verzoek om opnieuw bieden
Er kunnen momenten zijn dat een voorstel wordt ingediend dat niet werkt. Misschien heeft de vertegenwoordiger of aannemer de omvang van het werk verkeerd begrepen, of hebt u misschien besloten om een deel van de klus te verwijderen. Stuur een goede brief met het verzoek om opnieuw te bieden. Geef in uw document suggesties, verduidelijkingen of wijzigingen aan de bieder.
Alles afwijzen
Soms is het mogelijk dat alle biedingen te hoog worden. Wanneer dit gebeurt, moet u een brief sturen naar alle bieders die hen op de hoogte brengen, worden alle offertes geweigerd en worden ze geïnformeerd over een datum waarop nieuwe inzendingen worden geaccepteerd.
Eliminatie vanwege specificatie
Sommige bedrijven, vooral non-profitorganisaties, moeten zich houden aan een zeer gedetailleerd voorstelproces. De Universiteit van Tennessee, bijvoorbeeld, vereist dat bieders hun voorstel indienen in een envelop met de naam van de bieder, het adres, het aanvraag van het offertegetal en informatie over de contractlicentieverlener. Wanneer offertes worden ontvangen die relevante informatie missen, zoals beschreven, kunt u eenvoudig de inzending retourneren met een korte standaardbrief waarin wordt uitgelegd dat het indieningsproces niet correct is gevolgd.
