Wanneer uw bedrijf wordt uitgenodigd om te reageren op een verzoek om een voorstel, nodigt een potentiële klant u uit om een formeel antwoord in te dienen waarin wordt aangegeven hoe u een contract nakomt. Hoewel potentiële bieders vaak niet verplicht zijn dergelijke uitnodigingen officieel af te wijzen, moet u uw bedoelingen altijd zowel schriftelijk als via niet-officiële kanalen communiceren.
Bieden of niet bieden
Voordat een bedrijf besluit een RFP af te wijzen, is een interne beoordeling van de RFP een voorzichtige stap. Praktische interne redenen om te weigeren zijn projectprijsstelling, planning en gebrek aan deskundigheid met betrekking tot de gevraagde diensten of producten. De externe redenen van uw bedrijf om te weigeren moeten echter diplomatiek worden vermeld - de mogelijkheid van een toekomstige zakelijke relatie mag nooit over het hoofd worden gezien.
Passende officiële en niet-officiële reacties
Elk RFP-proces kan unieke vereisten hebben voor het officieel weigeren van het indienen van een voorstel. Sommige RFP's bevatten bijvoorbeeld een specifieke "geen bieding" -datum - in dergelijke gevallen zou u alles in het werk moeten stellen om uw voornemen om niet deel te nemen aan het voorstelproces over te dragen tegen de in de RFP voorgeschreven datum. Dit is een bijzonder belangrijke stap om goed te verwerken als u in eerste instantie heeft gevraagd om uw bedrijf op te nemen in het RFP-proces.
De RFP moet een lijst bevatten van personen met wie u contact moet opnemen over het weigeren van een RFP en u moet een of meer van deze personen per e-mail op de hoogte brengen. Informele communicatiemethoden zoals telefoon en e-mail zijn ook aan te raden. In het belang van het verbeteren van toekomstige zakelijke kansen, zou u moeten proberen om geen sierlijkheid te zeggen - soms aangeduid als "nee" zeggen tegen de taak terwijl u "ja" tegen de persoon zegt. Dit is een slimme benadering om te nemen wanneer u een RFP weigert.
