Agenda's zijn als brandstof met een hoog octaangehalte voor vergaderingen - ze kunnen de efficiëntie en productiviteit van elk beslissingsproces aanzienlijk verbeteren. Eén goede agenda kan het aantal vergaderingen verminderen dat nodig is om een project in tweeën te voltooien en de neiging van vergaderingen om zich te splitsen in discussies die niet nuttig zijn voor het bereiken van doelen sterk verminderen.
De rol van een agenda
Het doel van een agenda is om het besluitvormingsproces tussen groepsleden te vergemakkelijken. Dit kan zijn voor een technologie-upgrade of een budgetdiscussie. De agenda helpt deelnemers van de vergadering te houden gericht op de uiteindelijke beslissing. Agenda's maken het ook eenvoudiger om het succes van de vergadering te evalueren door een checklist voor follow-up en verantwoording te geven.
formats
De eerste regel van de agenda moet het doel en het doel van de bijeenkomst vermelden. Sommige agendastructuren geven de voorkeur aan het doel, samen met subdoelen na elk agendapunt. Beide formaten vormen een raamwerk voor discussie. Agenda's kunnen variëren van eenvoudig tot complex. Ze kunnen bijlagen en leesmateriaal bevatten of de agenda van de vorige vergadering. Het type gebruikte indeling wordt meestal bepaald door de formaliteit en de duur van de vergadering. Een goede vuistregel is dat het formaat moet overeenkomen met de jurk van de deelnemers aan de vergadering; dat wil zeggen dat een vergadering vol met sandalen en korte broeken kan rondkomen met een informele agenda, terwijl een kamer vol pakken een formele agenda kan vereisen.
Informeel vs. Formeel
De korte of informele bijeenkomst kan worden ondergebracht in een e-mail of een herinnering voor een vergadering. Het kan een regel bevatten voor het doel van de vergadering en vervolgens drie tot vijf korte discussiepunten. De lange agenda is meestal een volledige pagina, die een titel, vergaderlocatie, datum en tijd, doelen en onderwerpen of discussiepunten bevat. Lange vergaderingen moeten ook tijden bevatten voor elk discussieonderwerp en de naam van de presentator. Beide agenda-indelingen moeten eindigen met een gedeelte voor "Volgende stappen" voor follow-up. Deze "Volgende stappen" zullen de basis worden voor agendapunten tijdens de volgende vergadering.
