Bedrijven financieren de projecten die volgens het hogere management essentieel zijn voor hun succes. Maar alleen al het financieren van een project zorgt er niet voor dat wanneer een project eindigt, een bedrijf er beter aan toe is dan voorheen.
Er zijn veel redenen waarom een bedrijf kan profiteren van een project. Een uitzonderlijke projectmanager kan zijn team in goede banen leiden. Of vanwege een uitstekende opleiding en praktijkervaring, kan een team alle juiste werkwijzen toepassen. Maar in de meeste gevallen helpt het gebruik van projectbeheertools.
Projectmanagementtools zoals een PERT-grafiek en een work-breakdown-structuur kunnen de capaciteiten van een team verbeteren door begeleiding te bieden, zelfs als een projectteam over de juiste kennis en jarenlange praktijk beschikt.
Gantt-diagram
Een Gantt-diagram is een horizontaal staafdiagram met projectactiviteiten en de start- en einddatum voor elke activiteit, die worden weergegeven in een kalenderindeling. Een Gantt-diagram illustreert geen relatie tussen de ene activiteit en de andere, maar elke activiteit waarnaar wordt verwezen in een Gantt-diagram, valt samen met een activiteit in een structuur voor werkafbraak, die projectwerk opsplitst in fasen en werkpakketten.
Het Gantt-diagram bevat ook kolommen om de duur en het voltooiingspercentage van elke taak te documenteren. Het aantal werkdagen dat de activiteit in uitvoering is, het verwachte aantal dagen om de activiteit te voltooien en de overgebleven dagen worden ook gedocumenteerd in de grafiek. Deze cijfers illustreren de geplande versus daadwerkelijke voortgang van het werk.
Pert-kaart
Een programmaevaluatie- en overzichtstechniek of PERT-grafiek wordt gebruikt om zowel de tijd en middelen in te schatten die nodig zijn om een project te voltooien en projecttaken te besturen. Met behulp van een PERT-diagram of netwerkdiagram kan projectleiderschap achtereenvolgens elke taak opgeven en plannen die teamleden moeten voltooien om een projectdoelstelling te bereiken en de benodigde tijd voor elk project te vermelden.
Een PERT-diagram illustreert de onderlinge relatie tussen taken door te identificeren welke taken parallel lopen en welke opeenvolgend moeten plaatsvinden. Projectmijlpalen - evenementen die het eindresultaat van een reeks activiteiten markeren - worden ook in kaart gebracht.
Daarnaast bevat een PERT-diagram drie schattingen voor elke projectactiviteit: de kortste tijd die nodig is om een activiteit te voltooien, de tijd die waarschijnlijk nodig is om een activiteit te voltooien en de langste tijd die de activiteit kan vereisen.
Kritieke padanalyse
De analyse van kritieke paden is een hulpmiddel dat wordt gebruikt voor projecten waarvoor interdependente activiteiten moeten worden voltooid. Een kritiek pad bevat een lijst met projectactiviteiten die zijn gespecificeerd in een uitsplitsingsstructuur, de voltooiingstijd voor elke activiteit en de identificatie van onderling afhankelijke taken en eindpunten, inclusief mijlpalen en deliverable items.
De voltooiingstijden voor de reeks activiteiten in het kritieke pad worden opgeteld en gelijk aan de grootste hoeveelheid tijd die een project nodig heeft om te voltooien. De opeenvolgende activiteiten moeten op tijd klaar zijn om het project op tijd af te kunnen ronden.
Verantwoordelijkheid Toewijzingsmatrix
De matrix met verantwoordelijkheidstoewijzing of de RACI-tool waarschuwt belanghebbenden voor het project voor de teamleden die specifieke projectverantwoordelijkheden hebben gekregen en voor welk werk de personen verantwoordelijk worden gehouden.
Zoals de naam van het hulpmiddel aangeeft, geeft de RACI-matrix aan wie verantwoordelijk is voor de voltooiing van een taak, of wie een taak zal uitvoeren en de personen die zullen bijdragen aan de voltooiing van de taak. De matrix specificeert ook wie verantwoordelijk is voor taken en wie beslissingsbevoegdheid heeft met betrekking tot de taak. Ook worden de namen genoemd van die mensen die kunnen worden geraadpleegd met betrekking tot de taak en de mensen die moeten worden geïnformeerd over de voortgang die het team maakt bij het voltooien van de taak.
Work Breakdown Structure
Een Work Breakdown Structure (WBS) is een projectmodel of grafiek die projectwerk opsplitst in taken. De WBS van het project illustreert de onderlinge relatie tussen taken en tussen taken en het eindproduct van het project.
De WBS neemt deelprojecten op en wijst op projectverantwoordelijkheden, vereiste middelen en tijdvereisten om elke taak te voltooien.
