Projectmanagers gebruiken tools om prognoses, budgetten, resultatenoverzichten en andere financiële documenten te analyseren. Om de winstgevendheid en de return on investment voor projecten te maximaliseren, vereist een projectmanager praktische kennis van basisfinanciën en boekhoudkundige concepten. Met behulp van tools zoals spreadsheets en online calculators analyseren projectmanagers de financiële informatie van het project, passen ze boekhoudprincipes toe en beheren ze rapporten om te zorgen dat een project soepel verloopt.
Kosten-batenanalyse
Projectmanagers voeren een kosten-batenanalyse uit wanneer ze een projectbeslissing moeten nemen. Door gebruik te maken van een spreadsheetprogramma zoals Microsoft Excel, Google Spreadsheets of Quickbooks, analyseren ze de kosten van een bepaalde investering berekend over een periode van drie jaar om een netto contante waarde, terugverdientijd en andere statistieken te genereren die nodig zijn om een goede financiële beslissing te nemen. Een kosten-batenanalyse voor een trainingsontwikkelingsproject omvat bijvoorbeeld meestal het meten van de kosten van het maken van het trainingsmateriaal en het aftrekken van besparingen die worden gegenereerd door personeel dat efficiënter werkt. Complexere kosten-batenanalyses brengen meerdere kosten met zich mee en tal van voordelen.
Voorspelling
Kasstroomprognoses helpen projectmanagers te voorspellen of inkomsten de kosten van operaties zullen dekken. Projectmanagers kunnen een sjabloon downloaden van een website, zoals de Microsoft Office Templates-website, of een eigen indeling ontwikkelen. Vervolgens kan de projectmanager, door de verwachte inkomsten en uitgaven voor elke maand in te voeren en de waarden met behulp van formules te vergelijken, een verklaring opstellen om optimistische of pessimistische vooruitzichten voor de kasstroomvooruitzichten te tonen. Typisch bestrijkt een voorspelling een tot twee jaar. Kasstroomprognoses bieden een manier voor projectmanagers om te bepalen of een activiteit een haalbare optie is.
Break-even-analyse
Projectmanagers maken een break-even-analyse om het outputniveau te bepalen waarbij het geld dat wordt gegenereerd door het product of de service die door het project wordt geproduceerd, gelijk is aan de ontwikkelkosten. Projectmanagers gebruiken bijvoorbeeld gratis online hulpmiddelen, zoals de Project.net-software, om een projectdashboard te onderhouden en ervoor te zorgen dat projecttaken uitvoer produceren die helpt bij het beheren van projecten.
Budget volgen
Projectmanagers gebruiken software voor het bijhouden van budgetten, zoals Clarizen-software, om te bepalen of projectinvesteringen zinvol zijn in de tijd, na vergelijking van de geldwaarde zowel vandaag als in de toekomst. Met softwaretools kunnen projectmanagers uurtarieven voor resources definiëren, factureringspercentages aanpassen en het resourcegebruik analyseren. Deze hulpmiddelen en technieken helpen het project op koers te houden door ervoor te zorgen dat uitgaven, zoals gespecialiseerd advies, softwarelicenties en hardwarekosten, binnen de toegewezen financiering worden toegestaan.
