Een aanvraag voor een offerte of aanvraag voor een voorstel, of RFP, is een document dat door een bedrijf of organisatie voor verkopers is opgesteld. Een bouwbedrijf kan bijvoorbeeld timmermannen nodig hebben of een ziekenhuis kan een webdesigner nodig hebben om een site te maken. RFP's zijn over het algemeen formele documenten met richtlijnen voor de leverancier. Ze bevatten details over het bedrijf dat het verzoek indient, de specificaties van het bedrijfsproject, het wervingsproces voor leveranciers, het selectieproces voor het kiezen van een leverancier of verkopers, het contractproces en het communicatieproces tijdens het verzoek.
Verzamel vooraf al uw informatie. Houd rekening met uw financiële overzichten, begrotingen, contracten, overeenkomsten en andere relevante documenten die betrekking hebben op het project. Dit maakt het schrijven van uw RFP eenvoudiger.
Schrijf een overzicht of inleiding, ook wel een "samenvatting" genoemd. Dit deel introduceert het bedrijf of de organisatie die het verzoek doet en zijn plaats binnen zijn sector. De samenvatting presenteert ook op een opvallende manier de project- of bedrijfsbehoefte waarvoor verzoeken worden gevraagd.
Presenteer de specificaties duidelijk, in termen waarop de leveranciers zullen reageren. Definieer de aard en omvang van uw project, uw behoeften, uw verwachte resultaten en andere essentiële informatie. Wees specifiek; er is een groot verschil tussen het hebben van een website ontworpen en het hebben van een website die is ontworpen, geüpdatet en regelmatig wordt beheerd.
Vermeld duidelijk de instructies voor hoe het communicatieproces tijdens het aanvraagproces zal worden afgehandeld. Als u wilt dat leveranciers contact opnemen met één persoon in uw organisatie, moet u dat duidelijk maken. Als er een presentatie voor verkopers aanwezig zal zijn, voeg daar dan alle details aan toe. Als u niet wilt dat leveranciers tijdens het proces contact met u opnemen, geeft u dat definitief aan. Bepaal hoe de biedingen door u worden ontvangen, of ze moeten worden verzegeld en wat de deadline is.
Leg uit dat de RFP geen contract is en dat het beantwoorden ervan geen selectie garandeert. Zorg ervoor dat u informatie opneemt die het antwoord van een leverancier de tijd van de leverancier waard maakt. Leg details vast over het budget, het contract, de vorm van betalingen en de evaluatie van werk terwijl het project actief is.
Neem juridische, auteursrechtelijke, verzekeringstechnische en ethische overwegingen in overweging die de leveranciers moeten overwegen. Dit omvat, maar is niet beperkt tot, vertrouwelijkheidsovereenkomsten, vereisten van minderheidsleveranciers, lokale voorschriften, veiligheidsoverwegingen en zakelijke praktijken.
Geef eventuele afzonderlijke instructies op over hoe de antwoorden moeten worden opgemaakt. Instrueer de leveranciers hoe u hun voorstelnummers wilt zien, welke informatie zij moeten opnemen in hun voorstellen, zoals kopieën van verzekeringsinformatie of zakelijke licenties.
Voeg een geprojecteerde conclusie toe met betrekking tot het selectieproces. Laat de leveranciers weten of ze al dan niet op de hoogte worden gesteld als ze de baan niet zo goed krijgen als wat ze kunnen verwachten als ze voor de functie worden geselecteerd.
