Bij alle budgetteringen gaat het meestal om gissen. Begrotingen zijn een voorspelling van de gemaakte kosten, hoewel het niet ongebruikelijk is dat onverwachte kosten ontstaan. Daarom gebruiken veel organisaties en overheden verschillende soorten budgetten om hun uitgaven te plannen. Een recurrent budget onderscheidt zich van andere budgettypen omdat het variabele, niet vaste, kosten in overweging neemt.
Variabele inkomsten
Een recurrent budget houdt rekening met variabele inkomsten, in tegenstelling tot vaste inkomsten. Een overheid die een recurrent budget gebruikt, omvat bijvoorbeeld inkomsten uit belastingen in de begroting. Overheidsfunctionarissen weten dat belastinginkomsten binnenkomen, maar zijn niet zeker van het exacte bedrag totdat de belastingen zijn betaald. Een recurrent budget is daarom gebaseerd op geschatte aantallen en wordt meestal gecreëerd met een gezond kussen in het geval dat de inkomsten laag zijn.
Operationele kosten
Een recurrent budget houdt rekening met operationele kosten, zoals salarissen, nutsvoorzieningen en onderhoud. Net als variabele omzet, zijn deze uitgaven gegarandeerd, maar het exacte cijfer kan pas bekend worden nadat de kosten zijn gedeponeerd. De betalingen voor nutsvoorzieningen kunnen bijvoorbeeld drastisch stijgen tijdens een koude winter, of een werknemer kan halverwege het jaar stoppen, wat betekent dat het salaris niet langer hoeft te worden betaald.
Punt van een recurrente begroting
Een terugkerend budget kan bijdragen aan een beter geldbeheer. Het erkent dat bepaalde kosten niet bekend kunnen zijn en biedt ruimte voor aanpassing. Het helpt ook budgetmakers om ongeveer te weten hoeveel geld beschikbaar is voor niet-terugkerende uitgaven. Als er bijvoorbeeld een terugkerend budget wordt gemaakt, weten ambtenaren hoeveel geld er overblijft voor vaste kosten, zoals het aanleggen van nieuwe wegen. Als de budgetten in één werden samengevoegd, mogen ambtenaren ervan uitgaan dat ze meer of minder geld hadden dan beschikbaar.
Gevaar voor een terugkerend budget
Recurrente budgetten richten zich op operationele kosten boven kapitaalkosten. Daarom gaan de uitgaven in de begroting niet in de richting van verbeteringen, zoals infrastructuurprojecten, die vaste kosten hebben. De budgetopvulling om rekening te houden met onbekende uitgaven neemt de financiering uit niet-recurrente budgetten op papier weg. In werkelijkheid betekent dat minder geld voor nieuwe wegen, scholen en andere verbeteringen.
De keerzijde van dit probleem is dat de overheid te veel geld besteedt aan kapitaalbudgetten omdat infrastructuurverbeteringen hard nodig zijn. Dit kan de overheid achterlaten op kosten die zij moet betalen om te werken, zoals salarissen.
Voorbeeld van een terugkerend budget
Overweeg een onderzoeksproject. De variabelen in onderzoeksprojecten omvatten onderzoekerstips, die variëren afhankelijk van de lengte van het project. Die regelitem wordt opgenomen in een periodiek budget voor het project. Bepaalde kosten zijn echter bekend bij het budgetteren van een onderzoeksproject. Projectcoördinatoren weten bijvoorbeeld hoeveel apparatuur kost, want dat zijn vaste kosten. Dat regelitem gaat naar een afzonderlijk budget.
