Natuurlijk kennen we allemaal onze abc's en denken we dat we het goed kunnen doen, want volgens het alfabet komt Adam voor Ant. Maar waar gaat AWC Company naartoe? Na Ant? In het kantorencomplex waar ik werk, worden papieren en bestanden vaak verkeerd opgeslagen, waardoor het moeilijk wordt om de benodigde documenten te vinden. Met een paar eenvoudige regels kun je alles op de juiste plaats opslaan.
Dezelfde achternaam, andere voornaam. Simpel, wanneer het item dat u archiveert dezelfde achternaam heeft maar een andere voornaam, wordt de bestandsvolgorde bepaald door de voornaam. Dus Adams, John komt vóór Adams, Sam in je archiefkast.
Dezelfde achternaam, dezelfde voornaam. Een beetje moeilijker, maar er zijn andere dingen om te overwegen. Als er een initiaal is, wordt de volgorde bepaald door de initiaal, zodat Adams, John B. wordt geplaatst voor Adams, John D. Als er geen initiaal is, gebruik dan de staat waarin de persoon of het bedrijf zich bevindt en als dat hetzelfde is, gebruik vervolgens de stad, gevolgd door de straatnaam en ten slotte de straatnummers. Werk van het grotere gebied naar het meer specifieke gebied bij het bepalen van de ordening.
Initialen. Initialen zoals die gebruikt in een bedrijfsnaam worden beschouwd alsof elke letter een afzonderlijk woord was. Dus als u een bestand voor AWC Company plaatst, komt het voor Adam Company omdat elke letter in het eerste bedrijf als een afzonderlijk woord wordt beschouwd. 'A' is op zichzelf alfabetisch opgeslagen voor een langer woord.
Verwarrende bedrijfsnamen. Hoe dien je Paul Smith Company in? Onder Paul of Smith? Als het gaat om bedrijfs- of handelsnamen, bestand met de voornaam. Dus Paul Smith is gearchiveerd onder P voor Paul en niet S voor Smith.
Nummers en afkortingen. Deze worden gearchiveerd alsof ze zijn gespeld. 3 Sisters Restaurant is gearchiveerd onder T voor drie. De Sint-Jozefkerk wordt bewaard alsof Sint uitgespeld wordt. Dus het bestand voor St. Joseph Church zou vóór Sam's Diner worden geplaatst, omdat Sai vóór Sam komt.
Tips
-
Dit zijn standaard archiveringsmethoden. Een computer registreert echter niet op deze manier. Een computer leest elke naam letterlijk zodat Adam Company in stap 3 voor AWC Company staat als er geen spaties tussen de letters staan. De computer zal ook nummers vóór letters plaatsen en vindt niet dat St. in St. Joseph eigenlijk het woord Saint is. Als u een computerlijst compileert en deze consistent wilt maken met uw bestandssysteem, moeten items dienovereenkomstig worden ingevoerd, zodat de computersoort hetzelfde blijft. Dus je moet spaties plaatsen tussen de letters in A W C Company, nummer 3 opgeven, enzovoort.
