Als je een nieuwe baan begint waarvoor je administratieve taken moet uitvoeren, een persoonlijke of zakelijke brief moet sturen of een folder moet sturen voor een fundraiser of andere gebeurtenis, zul je moeten leren hoe je een envelop goed kunt invullen. E-mail die niet correct wordt gepresenteerd, kan een bericht naar de ontvanger sturen dat u niet genoeg om hem of haar geeft om de tijd te besteden aan het correct vouwen en invoegen van items in een envelop.
Adresseer je enveloppen voordat je ze inpakt, vooral als ze brieven bevatten naar klanten of prospects. Enveloppen kunnen worden geadresseerd door een printer te gebruiken om een adres rechtstreeks op een envelop te transponeren door postetiketten af te drukken die op de envelop kunnen worden bevestigd of door een adres handmatig te schrijven. Handgeschreven enveloppen mogen alleen worden gebruikt bij het verzenden van persoonlijke correspondentie naar een vriend of familielid.
Verzamel de materialen die in je envelop moeten worden geplaatst. Als je veel enveloppen hebt om met soortgelijke informatie te vullen, zoek dan een groot werkoppervlak, zoals een tafelblad, een bureau of een aanrecht. Scheid de verschillende componenten van elke mailing in afzonderlijke stapels binnen een bereikbare afstand van waar u gaat werken.
Bestudeer het grootste vel papier dat in de mailing moet worden opgenomen. Als het grootste blad een standaardletter is van 8,5 bij 11 inch, moet het worden ingeklapt, waarbij alle kleinere vellen of postcomponenten naar binnen worden gevouwen. Als het grootste papierformaat aanzienlijk kleiner is dan een normaal vel papier van Letter-formaat, vouwt u het papier dubbel of laat u het open staan als het in uw envelop past.
Schuif het (de) gevouwen papier (en) in een envelop met het open uiteinde naar de onderkant van de envelop gericht. Uw ontvanger moet in staat zijn om de envelopklep te openen, uw letter eruit te trekken en de inhoud van uw mailing te lezen zonder het papier om te draaien of ondersteboven te keren. Sluit uw envelop af met een vochtige spons als u geen zelfdichtende (of plakkerige) envelop gebruikt.
