De vergaderminuten zijn een verslag van alle belangrijke informatie die is besproken en alle beslissingen die tijdens een zakelijke bijeenkomst zijn genomen. Normaal noteert een aangewezen notulist de vergadering op papier of op een laptop. Bijeenkomstminuten zorgen ervoor dat niets van betekenis in een vergadering wordt vergeten en voorkomt dat er in de toekomst onenigheid bestaat over wat deelnemers hebben gezegd. Vergaderminuten zijn ook nuttig voor mensen die een vergadering niet konden bijwonen. Zorg ervoor dat je alles goed registreert door een paar richtlijnen voor een vergaderminuut te volgen.
Verzamel informatie van de gastheer, zoals de namen van alle aanwezigen, het doel van de vergadering en de agenda van de vergadering, voordat de vergadering begint. Dit helpt u om de discussie voort te zetten. U kunt zich beter concentreren op het nemen van notulen als u geen belangrijke deelnemer aan de vergadering bent. Bevestig uw rol bij de host als u niet zeker bent.
Luister aandachtig zodra de vergadering begint. Vermijd afleiding zoals mobiele telefoons, of, als u een laptop meeneemt, uw e-mail controleert of op internet surft. Blijf gefocust op de discussie die voorhanden is.
Neem alleen hoofdpunten op. Elk detail opschrijven is onmogelijk en onnodig. Bepaal wat belangrijk is door het doel van de vergadering te bekijken. Leg meningen of suggesties vast, problemen zijn oneens en beslissingen worden genomen.
Parafraseren wanneer mogelijk. Schrijven van uitspraken is letterlijk niet noodzakelijk en kost te veel tijd. Parafraseren toont aan dat je begreep wat deelnemers bespreken.
Nummer uw pagina's, als u schrijft met pen en papier, om te voorkomen dat u papieren door elkaar haalt.
Stel indien nodig vragen. Wees niet bang om de vergadering te pauzeren of op te houden als je moet verifiëren wat iemand heeft gezegd.
Stel vragen direct na de vergadering terwijl de informatie nog vers in je geheugen zit, als je een probleem wilt opmerken dat te gecompliceerd is om naar voren te brengen tijdens de vergadering.
Schrijf zo objectief mogelijk. Als een notulist is het uw rol niet om uw mening te geven of een censorbespreking aan te bieden, maar eerder om een onpartijdige samenvatting te geven van wat er is gezegd.
Controleer uw aantekeningen op spelling, interpunctie en duidelijkheid wanneer u ze later bekijkt. Typ een goede kopie voordat u de minuten doorgeeft aan de benodigde mensen.
