Het ontwerpen van een intern controlesysteem voor uw bedrijf vereist planning en een goed begrip van de gedetailleerde activiteiten van het bedrijf. Interne controles dienen verschillende doelen, maar de belangrijkste zijn om ervoor te zorgen dat het bedrijf werkt zoals bedoeld en om te voorkomen dat medewerkers goederen of geld mislopen. Interne bedieningselementen geven een bedrijfseigenaar de gemoedsrust om te weten dat alles naar behoren werkt zonder persoonlijk toezicht te houden op elk onderdeel van de operatie.
Bekijk elk van de belangrijkste processen in uw bedrijf: productie, voorraadbeheer, debiteuren, crediteuren, verzoening van banken en elk ander proces waarbij het mogelijk is om fraude te plegen door diefstal of verhulling. Zet namen of functiebenamingen op elk deel van het proces waarvoor een persoon verantwoordelijk is. Als u niet zeker weet hoe een proces werkt, besteedt u tijd 'in het veld' en bekijkt u het proces of stelt u vragen aan de verantwoordelijken.
Beoordeel elke stap van elk proces op tekortkomingen in de controle die een mogelijkheid zouden kunnen bieden om bedrijfsactiva te stelen. Concentreer u op gebieden waar één persoon zowel de bewaring van activa heeft als de administratieve verwerking ervan. Als een medewerker bijvoorbeeld controle over de kassa heeft en ook verantwoordelijk is voor het afstemmen aan het einde van de nacht, heeft de werknemer de mogelijkheid om geld te stelen en het te verbergen door de verzoening te vervalsen. Een ander voorbeeld is dat een enkele medewerker verantwoordelijk is voor het openen van de inkomende post en ook verantwoordelijk is voor het opnemen van de cheques voor cheques die in de post aankomen.
Verander de procedures voor die gebieden waar u zwakke interne controles hebt beoordeeld. Scheid de custody-functie zo mogelijk van de rapportagefunctie. Hoewel je misschien niet genoeg werknemers hebt om verschillende mensen elk werk te laten doen, alternatieve functies onder de werknemers moet je waar mogelijk onverenigbare functies scheiden.
Documenteer de nieuwe procedures grondig en maak uw medewerkers vertrouwd met deze procedures. Vraag om feedback van de medewerkers over hoe efficiënt de nieuwe procedures zijn. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de procedures logisch zijn vanuit zakelijk en operationeel oogpunt en niet alleen als controle. Pas de procedures aan op basis van feedback, maar onthoud altijd het doel van de bedieningselementen.
Implementeer een verplicht vakantiebeleid, als je dat nog niet hebt gedaan. Het merendeel van de chronische-diefstalproblemen in bedrijven mogen doorgaan omdat niemand anders ooit de functies van de dief uitvoert.Wanneer stelende werknemers worden gedwongen om op vakantie te gaan en iemand anders voor hen invalt, kunnen ze de misdaad niet blijven verbergen. Dit beleid kan diefstal voorkomen en het ontdekken als het gebeurt.
Tips
-
Beoordeel de effectiviteit van uw interne controles minstens jaarlijks en verbeter ze indien nodig.
Waarschuwing
Wees niet bang om sterke interne controles uit te voeren, omdat u vreest dat uw werknemers zullen denken dat u ze niet vertrouwt. Eerlijke werknemers willen werken in een goed ontworpen omgeving.
