Door medewerkers toe te staan te kopen zonder dat er richtlijnen zijn, kunnen de kosten stijgen en de winstmarges dalen. Verstandige inkoop begint met het kopen van de juiste hoeveelheid en kwaliteit van artikelen tegen de beste prijs en maakt vervolgens een procedure die toezicht op het inkoopproces mogelijk maakt. Het gebruik van een budget en het vaststellen van een standaard beoordelingsproces kan markttrends onthullen om voordeel te halen uit en prijsstructuren die anders over het hoofd zouden worden gezien.
Voorbereiding
Schrijf een lijst met alle materialen en items die het bedrijf moet kopen. Groepeer vergelijkbare items samen en geef elke groep een passende kop. Items zoals pennen, legale kussentjes en kopieerpapier zouden bijvoorbeeld allemaal onder het kopje "Kantoorbenodigdheden" vallen. Koffie, thee, kopjes en plastic lepels kunnen allemaal worden vermeld onder "Keukenbenodigdheden." Items zoals binders, dvd's en dvd-hoesjes kunnen onder de noemer 'Verpakking' vallen.
Identificeer alle afdelingen of gebieden in het bedrijf die benodigdheden kopen en documenteer de groepen met artikelen die elk gebied aanschaft. De marketingafdeling koopt bijvoorbeeld mogelijk de kopjes 'Verpakken' en 'Kantoorbenodigdheden'. Het administratieve personeel is mogelijk de enige die 'Keukenbenodigdheden' koopt, maar zal ook 'Kantoorbenodigdheden' kopen.
Plan een inkoopbudget voor elke afdeling door het jaarlijkse budget van het bedrijf als uitgangspunt te nemen. Stel een maandelijks budget in voor de aankopen van elke afdeling. Dit kan de deelname van elk afdelingshoofd aan de uiteindelijke goedkeuring impliceren.
Verzamel informatie van leveranciers, zoals bedrijfsnaam, adres, telefoonnummers, contactpersoon en het accountnummer van uw bedrijf. Koppel elk item dat wordt gekocht aan een bepaalde leverancier of leveranciers. Het is verstandig om een leverancierslijst te hebben voor elk artikel dat drie diep is, zodat als de voorkeursleverancier niet op voorraad is, er back-upleveranciers zijn. Als u meer dan één leverancier heeft om te kopen, voorkomt u vertragingen bij het bestellen. Dit is met name van belang in bedrijven waar onderdelen of andere artikelen tijdig moeten worden besteld en ontvangen om deadlines te halen.
Breng relaties tot stand met leveranciers om prijskortingen te bespreken en speciale bestellingen te beheren. Een aangewezen verkoopvertegenwoordiger binnen een vendorbedrijf kan spoedbestellingen of korte productietijden accommoderen en bespoedigen.
Schrijf Procedures
Schrijf een stapsgewijs proces voor elke afdeling die moet worden gevolgd bij het doen van aankopen. Overweeg hoe een aankoop wordt aangevraagd, geautoriseerd, besteld, ontvangen, afgeleverd en betaald. Overweeg de aankoop van caps voor de verschillende niveaus van medewerkers en personeel. Neem procedures op voor ad-hoc-aankopen, betalingsopties en aankopen waarvoor mogelijk een reactie van andere afdelingen vereist is. Voor de aanschaf van nieuwe computers door de administratieve afdeling is bijvoorbeeld de betrokkenheid en input van de IT-afdeling vereist voor de aanschaf van installatie-items, zoals kabels, modems en routers.
Formuleer een stapsgewijs proces voor het beheren van het papierwerk in het inkoopproces. Afhankelijk van de behoeften van het bedrijf kan een elektronisch aankoopproces in plaats van een op papier gebaseerd proces vereist zijn.
Ontwerp de vereiste formulieren voor elke inkoop of koop standaardovereenkomstformulieren van een leverancier van kantoorbenodigdheden. Formulieren kunnen een formulier voor inkoopaanvragen met autorisatie voor machtiging, een bestelformulier om naar de leverancier te sturen, een formulier voor het ontvangen van de artikelen in een hoofdmagazijn en een ander formulier voor de levering aan de aanvragende afdeling bevatten.
Ontwerp een proces voor het beheren van klachten en aansprakelijkheid, het beoordelen van leveranciersrelaties en kortingsstructuren, het bewaken van inkoopbudgetten en het beoordelen en verbeteren van het inkoopproces. Het aanpassen en aanpassen van het inkoopproces kan een beter rendement opleveren als het op een methodische manier wordt benaderd. Driemaandelijkse en jaarlijkse beoordelingen kunnen bijdragen aan de bedrijfsresultaten.
Maak een handleiding voor inkoopprocedures die een stapsgewijze handleiding voor het personeel beschrijft. De handleiding moet duidelijke stappen bevatten die elk personeelslid moet volgen om te verzoeken, toestemming te verkrijgen en een bestelling te plaatsen. Het moet ook degenen identificeren die het proces zullen beheren en gemachtigd zijn om een aankoop goed te keuren, evenals een goedgekeurde leverancierslijst en een formulierenlijst die de fysieke locatie van de formulieren toont of waar ze zich bevinden in het computernetwerk van het bedrijf.
