Veel bedrijven gebruiken boekhoudsoftware om routinetaken te automatiseren, om controles vast te stellen en om financiële rapporten te maken. Met meerdere boekhoudsoftwarepakketten op de markt, is er meestal een die de meeste behoeften van een bedrijf kan evenaren, of het nu gaat om een grote onderneming of een eenmanszaak. Hoewel boekhoudsoftware een tijdbesparing kan zijn en gegevens kan helpen bewaren, zijn er enkele nadelen van het gebruik van boekhoudsoftware.
Verlies van gegevens of service
Wanneer een bedrijf afhankelijk is van boekhoudsoftware, kan elk verlies van service als gevolg van een stroomstoring of computeruitval een werkonderbreking veroorzaken. Werkverstoringen kunnen de invoer van nieuwe informatie voorkomen en toegang tot opgeslagen informatie voorkomen. Als de informatie niet op de juiste manier wordt geback-upt, kan een computeruitval resulteren in verloren financiële gegevens.
Foutieve informatie
De informatie in een boekhoudsysteem is alleen zo valide als de informatie die in het systeem is ingevoerd. Aangezien de meeste boekhoudsystemen enige handmatige invoer van gegevens vereisen, kunnen financiële resultaten onjuist zijn tenzij alle ingevoerde gegevens worden beoordeeld. Als de neiging bestaat om alleen de eindrapporten of de output van een boekhoudsysteem te bekijken, kan het moeilijk zijn om foutieve informatie te vinden.
Systeem configuratie
Elk bedrijf heeft unieke aspecten die problemen kunnen veroorzaken wanneer het probeert een algemeen boekhoudsoftwarepakket aan te passen aan zijn behoeften. Hoewel maatwerk voor veel programma's beschikbaar is, kan dit leiden tot uitvaltijd en mogelijke onnauwkeurigheden als het niet goed wordt gedaan. Naarmate een bedrijf groeit, kan het ook nodig zijn om de softwarepakketten voor boekhouding te wijzigen; dit kan een grote storing veroorzaken, omdat informatie moet worden gemigreerd en er nieuwe training nodig is voor het personeel.
Kosten
Een nadeel van boekhoudsoftware zijn de kosten. Naast de initiële investering om de software te kopen, zijn er de kosten van onderhoud, maatwerk, training en computerhardware. Hoewel tijdwinst de kosten kan rechtvaardigen, kan het jaren duren voordat een boekhoudsoftware-investering zichzelf terugbetaalt.
bedrog
Informatie die elektronisch wordt opgeslagen, kan worden gemanipuleerd en gebruikt als er geen goede bedieningselementen en veiligheidsmaatregelen zijn getroffen. Er zijn strikte controles nodig om ervoor te zorgen dat alleen bevoegd personeel de boekhoudsoftware gebruikt en toegang heeft tot rapporten. Omdat financiële gegevens gevoelig en vertrouwelijk kunnen zijn, creëert het gebruik van boekhoudsoftware de mogelijkheid van fraude.
