Indienings- en classificatiesystemen kunnen in drie hoofdtypen worden ingedeeld: alfabetisch, numeriek en alfanumeriek. Elk van deze typen bestandssystemen heeft voor- en nadelen, afhankelijk van de informatie die wordt opgeslagen en geclassificeerd. Bovendien kunt u elk type bestandssysteem in subgroepen onderverdelen. Een effectief classificatiesysteem voor klassementen maakt gebruik van het meest logische, praktische en flexibele type systeem voor de betreffende informatie.
Alfabetische actuele archiefsystemen
Alfabetische actuele systemen classificeren informatie op onderwerp en vijl vervolgens de onderwerplabels in alfabetische volgorde. Verwante onderwerpen worden niet bij elkaar gehouden in dit systeem. Meestal is dit type systeem het beste als het om kleine hoeveelheden informatie gaat. Dit type archiverings- en classificatiesysteem wordt soms ook wel een "woordenboeksysteem" genoemd. Wanneer persoonlijke namen worden gearchiveerd, worden achternaam gebruikt als primaire sorteerder, waarbij voornamen alleen worden gebruikt in het geval van identieke voornamen.
Alfabetische encyclopedie Filing Systems
In een "encyclopedie" indienings- en classificatiesysteem wordt informatie eerst onderverdeeld per algemene categorie, waarbij subcategorieën in alfabetische volgorde worden geplaatst. Dit type bestandssysteem is met name handig voor het verwerken van grote hoeveelheden informatie, omdat gebruikers van het systeem de naam van een bepaald bestand niet hoeven te onthouden om het te vinden. In plaats daarvan kunnen ze beginnen door naar de algemene categorie te zoeken en daarin zoeken om het specifieke bestand te vinden dat ze nodig hebben.
Alfabetische geografische archiefsystemen
Een deelverzameling van het encyclopediearchivering- en classificatiesysteem is het alfabetische geografische bestandssysteem. In een geografisch systeem worden de hoofdcategorieën opgesplitst per locatie. U kunt elk formaat of type locatie gebruiken, van landen tot steden tot veldkantoren. Gebruikers van dit type systeem beginnen met het geografische gebied dat relevant is voor hun zoekopdracht te kiezen en zoeken vervolgens alfabetisch binnen dat onderwerp om de specifieke informatie te vinden die ze zoeken.
Straight Numeric Filing Systems
Rechte numerieke archiverings- en classificatiesystemen zijn zeer eenvoudig te gebruiken, omdat ze meestal beginnen bij de nummer één en elk bestand voorzien van het volgende nummer. Het gebruik van dit type systeem is echter beperkt, omdat het vaak een index vereist om gebruikers te helpen de bestanden te vinden die ze zoeken en hoog-activiteitbestanden kunnen verstopt raken rond hetzelfde numerieke gebied.
Duplex Numeric Filing Systems
In duplex numerieke archiveringssystemen worden bestanden voorzien van numerieke labels met verschillende reeksen nummers. Dit type bestandssysteem kan grote hoeveelheden gegevens verwerken. De verschillende reeksen getallen kunnen overeenkomen met de belangrijkste categorieën en subcategorieën, parallel aan het encyclopediesysteem van archivering en classificatie. Een nadeel van een dergelijk systeem is dat een index nodig is om te begrijpen waarnaar elke groep nummers verwijst. Een heel bekend type duplex-numeriek systeem is het Dewey Decimal-systeem, dat de meeste bibliotheken gebruiken om hun collecties te catalogiseren.
Chronologische archiefsystemen
Een andere subcategorie van numerieke archiveringssystemen zijn chronologische systemen, waarbij bestanden op datum zijn gerangschikt. Meestal worden bestanden eerst gegroepeerd per jaar, vervolgens per maand en vervolgens per dag. Correspondentiebestanden, zoals e-maillijsten, zijn meestal op deze manier georganiseerd, waarbij de meest recente gegevens eerst worden vermeld.
Alfanumerieke archiefsystemen
In alfanumerieke archiveringssystemen wordt informatie ingedeeld per categorie in een encyclopedisch systeem, maar met behulp van letters en cijfers om categorieën aan te duiden. Het gebruik van letters en cijfers zorgt voor een veel groter aantal categorieën dan alleen het gebruik van cijfers. Het archief- en classificatiesysteem van de Library of Congress, dat alfanumeriek is, maakt dus een grotere reeks categorieën mogelijk dan het Dewey Decimal-systeem, dat beperkt is tot tien hoofdcategorieën.
