Veel mensen ineenkrimpen als ze horen dat ze een zakelijke bijeenkomst moeten bijwonen. Ze zijn bang dat het een verspilling van tijd zal zijn die laat begint en niets bereikt of dat het gedomineerd zal worden door een of twee mensen. Deze veel voorkomende problemen kunnen worden voorkomen door de juiste etiquette voor zakelijke bijeenkomsten te gebruiken. Met regels voor etiquette kunt u de vergadering efficiënter uitvoeren en ervoor zorgen dat deze productief is.
Agenda
Maak een agenda vóór de vergadering en deel deze uit aan iedereen die is uitgenodigd om deel te nemen. Hierdoor kunnen mensen beslissen of ze echt aanwezig moeten zijn op de vergadering. Anders kan iemand opdagen en ontdekken dat de agenda niet echt relevant is voor hem of haar. De agenda is ook een neutrale toetssteen om de vergadering geconcentreerd te houden. Als de discussie begint te dwalen, kun je iets zeggen als: "Volgens de agenda moeten we praten over wat we nodig hebben voor de introductie van het nieuwe product. Laten we teruggaan naar dat onderwerp."
Planning
Plan voldoende tijd voor de vergadering zodat u de items op de agenda kunt voltooien zonder de deelnemers te vragen om een te grote tijdsinvestering te maken. Start de vergadering onmiddellijk om de mensen te belonen die op tijd zijn komen opdagen. Als je de gewoonte krijgt om laat te beginnen, zal dit mensen belonen die gewoonlijk een paar minuten voorbij de aangewezen starttijd verschijnen. Als je de reputatie hebt om precies op tijd te beginnen, zullen mensen leren opdagen op het juiste moment om het ongemak van lopen te voorkomen als de vergadering al is begonnen.
Beëindig de vergadering op het aangegeven tijdstip. Dit toont respect voor de planningen van andere mensen, omdat sommige van uw deelnemers mogelijk andere verplichtingen hebben gepland na de vergadering. Als er nog onafgemaakte zaken zijn, maak dan een nieuwe afspraak.
Deelname
Stimuleer deelname door iedereen in de ruimte en onderhoud een veilige omgeving voor inbreng. Mensen kunnen bang zijn om iets te zeggen als ze denken dat een of twee dominante collega's ze meteen zullen neerschieten. Implementeer een regel van 'Slechts één persoon spreekt tegelijkertijd' en voer deze strikt uit. Als iemand probeert te onderbreken, zeg dan: "Dit is Sherry's tijd om te spreken. Vergeet niet dat we het er allemaal over eens waren dat niemand zou onderbreken wanneer iemand anders spreekt." Als sommige deelnemers nog steeds terughoudend zijn om input te geven, probeer dan een methode om door de kamer te gaan om de feedback van elke persoon over het onderwerp te krijgen. Op die manier hoeft een verlegen persoon zich geen zorgen te maken over het vinden van het juiste moment om iets te zeggen.
Conclusie
Aan het einde van de vergadering vat je samen wat er is besproken en welke beslissingen er zijn genomen. Herbevestig actie-items, de mensen die ermee moeten omgaan en de deadlines. Dit geeft de aanwezigen een kans om te spreken als ze het niet eens zijn met de samenvatting. Als iedereen zich op dezelfde pagina bevindt, gebruikt u de samenvatting om vergadernotities te maken en deze meteen te verzenden. Ze zouden niet later moeten uitgaan dan de dag na de vergadering.
