Het opstellen van een budget helpt een organisatie haar middelen toe te wijzen voor de komende fiscale periode. Terwijl de organisatie geld uitbetaalt, traceert het zijn uitbetalingen op de begrote bedragen en past het budget aan om onverwachte uitgaven te dekken. Het betrekken van managers bij het budgetproces helpt managers de financiële activiteiten van het bedrijf te begrijpen en maakt ze verantwoordelijk voor de uitgaven van hun afdeling. Een budget voor regelitems is slechts één benadering voor het maken van een budget en er zijn talloze sterke en zwakke punten in het budgetteren op deze manier.
Line Budgeting System Purpose
Het begrotingssysteem voor regelitems heeft verschillende doelen. Ten eerste helpt het een bedrijf te begrijpen of zijn inkomsten voldoende zijn om zijn uitgaven te dekken. Ten tweede maakt een budget voor regelitems het eenvoudig om te verifiëren wanneer een enkel artikel het budget overschrijdt of binnen het budget valt. Als een bedrijf bijvoorbeeld vermoedt dat de materiaalkosten uit de hand lopen, kan het specifiek aandacht schenken aan dit artikel en de variantie in de tijd vergelijken. Ten slotte helpt een begrotingsartikelbudget de financieringsmanagers informatie te verkrijgen over welke gedetailleerde uitgaven opgaan in elk van de belangrijkste functies van een bedrijf; dit is belangrijk om te bepalen of de ene afdeling financieel slechter presteert dan de andere.
Voordelen van begrotingslijnen voor posten
Een budget voor een regelitem is eenvoudig te bereiden en te controleren. Elke organisatie-eenheid maakt de uitgaven op en wijst een exact bedrag toe voor elke uitgave. Managers gebruiken het budget van de laatste fiscale periode om het budget voor de volgende belastingperiode te creëren en de uitgaven aan te passen om rekening te houden met cyclische verschillen, seizoensverschillen en inflatie.
Na verloop van tijd het gebruik van budgetregels voor regelitems creëert waardevolle statistische informatie dat toont trends en kansen om geld te besparen. Retailers met hogere arbeidskosten tijdens de wintermaanden kunnen bijvoorbeeld gegevens uit de budgetten van regelitems gebruiken om manieren te vinden om de arbeidskosten te verlagen in minder drukke tijden van het jaar.
Nadelen van regelitembegrotingen
De nadelen van het budget voor regelitems tonen aan dat dit niet noodzakelijk het beste budgettaire model is. Dit type budget bijvoorbeeld toont niet het rendement op investering. Kosten van een regelitem die in de loop van de tijd toenemen, lijken overdreven en nodigen uit tot onderzoeken, terwijl een manager de verhoging voor het artikel kan rechtvaardigen door te wijzen op hogere inkomsten of hogere prestaties. Aan de andere kant, als een bedrijf merkt dat zijn uitgaven stijgen terwijl de omzet dat niet doet, kan dit wijzen op een echt probleemgebied.
Bovendien kan het aanpassen van afzonderlijke items in het budget ook aanmoedigen van inefficiënt microbeheer. Het koppelen van de begroting aan prestatie- en opbrengstinformatie kan deze tekortkomingen verzachten.
Alternatieve budgetteringssystemen
Een organisatie kan besluiten alternatieven voor het budgetteren van regelitems te overwegen. Prestatiebudgettering is bijvoorbeeld een handig model voor routinematige processen die gemakkelijk te meten zijn, zoals het betalen van facturen. Op nul gebaseerde budgettering is een ander alternatief. Deze benadering begint in elke fiscale periode opnieuw. In plaats van het automatisch doorsturen van een begrotingsartikel, moet het management elk item rechtvaardigen voordat het wordt toegevoegd aan het budget, zelfs als het vorige budget het item bevat. Op nul gebaseerde budgettering is handig om verouderde uitgaven te identificeren en te elimineren.
