Iedereen die voor een bedrijf heeft gewerkt, is bekend met handleidingen voor procedures en procedures en hun kortere, beknoptere neven en werknemershandboeken. Beleids- en procedureshandleidingen dienen twee doelen: voldoen aan wettelijke vereisten, zoals aanwervings- en milieukwesties, en de missie en visie van een bedrijf verwoorden door zorgvuldig overwogen, gedetailleerde richtlijnen. Een beleid schetst wat een bedrijf werknemers wil laten doen om organisatiedoelstellingen te bereiken, en procedures beschrijven in detail hoe dit beleid moet worden gerealiseerd. Idealiter zal een bedrijf een eenvoudige formule volgen: missie- en visieverklaringen opstellen, strategische doelstellingen ontwikkelen, ondersteunend beleid creëren en tactische procedures opstellen om het beleid ten uitvoer te leggen.
Items die je nodig hebt
-
Toepasbare wetten
-
Collectieve arbeidsovereenkomsten, indien van toepassing
Ontwikkel een proces en structuur en trek een team samen (als je niet het enige kanaal van het project bent). Bepaal de verantwoordelijkheden van teamleden, inclusief onderzoek, schrijven, juridische kwesties, goedkeuringsmechanismen en productiemethoden. Hoewel de meeste bedrijven werknemersliteratuur in elektronische vorm aanbieden, moet u ook papieren exemplaren afdrukken. Bepaal teamleiders en contacten voor elke stap van het proces. Organiseer een vergadering van de organisatie om te beslissen hoe de handleiding fysiek zal verlopen - hoofdstuk voor hoofdstuk en stap voor stap.
Richt u op de juridische aspecten van de handleiding. Neem passages op die gericht zijn op gelijke kansen, seksuele intimidatie, discriminatie en drugstesten. Zorg ervoor dat geen enkele bewoording in de handleiding de bestaande wetgeving schendt of in tegenspraak is met een arbeidsovereenkomst. Vestig een juridische contactpersoon voor bedrijven om de handleiding te herzien en goed te keuren voor juridische kwesties. Nalatigheid en onrechtmatige daad zijn de meest voorkomende juridische zorgen voor bedrijven, en beleids- en procedureshandleidingen zijn juridisch bindend voor bedrijven. De meeste overtredingen door bedrijven zijn onbedoeld, maar als handleidingen slecht geformuleerd zijn, genegeerd worden of de consequenties van de acties van werknemers niet duidelijk uitleggen, kunnen juridische problemen optreden.
Neem de missie- en visieverklaringen van het bedrijf en de geschiedenis ervan op. Leg uit hoe het beleid en de procedures dienen om de geschetste waarden te ondersteunen en te versterken.
Schrijf over voordelen. Inclusief gemandateerde uitkeringskwesties zoals sociale zekerheid, werkloosheidsuitkeringen, compensatie voor werknemers, militaire overwegingen (reserveplicht, bijvoorbeeld) en gezinsverlof. Beschrijf ook niet-gemandateerde voordelen zoals vakanties, overuren, completen, verzekeringen, vesting- en pensioenplannen (inclusief 401K-voorzieningen) en sabbats en afwezigheden.
Ontwikkel en onderhoud een positieve schrijfstijl. Stel parameters vast waarbinnen medewerkers hun doelstellingen met succes kunnen bereiken. Vermijd, indien mogelijk, een voorschrifttaal. Door werknemers consistent te vertellen wat ze niet kunnen of niet moeten doen, ontstaat spanning, vooral wanneer het do's and don'ts verbiedt eenvoudig herkenbaar slecht gedrag.
Maak een concept en review, proeflezen en bewerken - vervolgens opnieuw bekijken, proeflezen en opnieuw bewerken.
Stuur het concept door het goedkeuringsproces. Laat een paar niet-teamleden de handleiding lezen voor hun inbreng.
Breng wijzigingen aan in de handleiding na het goedkeuringsproces en ontvang zo nodig definitieve goedkeuring. Bereid de handleiding voor op productie. Selecteer afbeeldingen of foto's en formatteer de handleiding.
Maak de handleiding, zowel in papieren versie als elektronisch. Zorg ervoor dat u een "gatekeeper" heeft geïdentificeerd voor toekomstige wijzigingen.
Tips
-
Een werknemershandboek zou een korte introductie moeten zijn van uw bedrijf, met een verwelkomings-, oriëntatie-informatie en korte discussies over regels, verwachtingen en voordelen. Het is waarschijnlijk het eerste wat werknemers lezen (vóór het handboek over procedures en procedures) en mag de handleiding niet qua toon of detail nabootsen.
Waarschuwing
Als de werknemers van uw bedrijf worden vertegenwoordigd door een vakbond, zal de collectieve arbeidsovereenkomst die er is vaak dienen als basis voor de meeste beleidsregels en procedures. Zorg ervoor dat u vakbondovereenkomsten niet overtreedt met beleid en procedures.
