Niemand houdt van belastingtijd. Laten we eerlijk zijn: het indienen van uw belastingen is altijd een beetje stressvol - zelfs als u een accountant inhuurt om het voor u te doen. Om uw belastingangst te verlichten, is het belangrijk om de juiste papieren in te vullen en op het juiste moment te verzenden om boetes te voorkomen. Dit is waar de formulieren W-2 en W-3 binnenkomen. De IRS heeft een reeks "W" -formulieren, maar de W-2 en W-3 zijn nauw met elkaar verbonden voor de werkgever. De ene is altijd nodig, de andere is dat niet.
W-2 en W-3 vormen zijn absoluut vergelijkbaar. Het grootste verschil zit in hun ontvanger. Kopieën van een W-2-formulier gaan van de werkgever naar de werknemer. Kopieën van een formulier W-3 gaan van een werkgever naar de socialezekerheidsadministratie (samen met extra exemplaren van W-2's). Dus hoe pak je het aan en wat is het verschil?
Tips
-
Werkgevers gebruiken W-3's om de inkomsten aan de socialezekerheidsadministratie te melden als ze geen W-2's elektronisch indienen.
Wat is een W-2-formulier?
Iedereen die ooit een werknemer van een bedrijf is geweest, heeft een W-2-formulier ontvangen. Dit is als een zus van de MISC-1099, die contractmedewerkers dient. Voordat werknemers bij een nieuw bedrijf beginnen, vullen werknemers een W-4 in die al hun belastinginhouding beschrijft. Dit formulier wordt vervolgens door een werkgever gebruikt om een W-2 te maken. Aan het einde van het jaar wordt een W-2 naar alle medewerkers verstuurd, waardoor ze hun totale inkomsten voor het jaar en belastingen die zijn ingehouden op hun loonstrook weten. Ze kunnen dit gebruiken om hun belastingaangifte terug te krijgen. Afhankelijk van de bronstatus van een werknemer, moeten ze mogelijk de IRS aan het einde van het jaar betalen. Dit komt vaker voor bij 1099 werknemers, die vooraf geen belastingen hebben ingehouden.
W-2-formulieren zijn een vereiste voor elke werkgever met werknemers. De IRS claimt dat werkgevers het loon van elke werknemer moeten vermelden zolang ze:
- Als de inkomstenbelasting, sociale zekerheid of Medicare-belasting is ingehouden.
- Had de inkomstenbelasting die zou zijn ingehouden, zolang ze maar één inhoudingstoeslag hebben geëist of geen vrijstelling hebben aangevraagd op hun W-4.
Wat is een W-3-formulier?
Publieke voordelen zijn een reddende genade voor degenen die onder de armoedegrens vallen. Aan het eind van de dag betalen we er allemaal aan en hebben we allemaal het recht om ze onder bepaalde omstandigheden te verzamelen. Mensen ouder dan 65 jaar kunnen bijvoorbeeld sociale zekerheid innen, zolang ze maar voldoende in het systeem hebben gestoken. Degenen onder de armoedegrens komen in aanmerking voor Medicare. De socialezekerheidsadministratie moet precies weten hoeveel werkgevers aan de systemen betalen, en dat is waar een W-3 in komt.
Als je een werknemer bent, heb je waarschijnlijk nooit een W-3-formulier behandeld. Dit wordt strikt gebruikt door werkgevers. Aan het eind van het jaar gebruiken werkgevers een W-3 om de lonen, Medicare-lonen en sociale-zekerheidslonen van al hun werknemers te rapporteren. Dit document wordt uiterlijk in februari verzonden aan de Social Security Administration. De vangst is dat het ook de W-2-belastingformulieren van elke werknemer moet omvatten. Als je 10 werknemers hebt, dien je 10 W-2-formulieren in te sturen. De totalen van alle opgetelde W-2-formulieren moeten gelijk zijn aan wat u op uw formulier W-3 rapporteert.
Mailing A W-2 en W-3
Werkgevers weten dat W-2-formulieren worden geleverd met heel veel kopieën - zes om precies te zijn. Dus, wat is de juiste om mee te sturen met je W-3? Kopie A wordt verzonden naar de socialezekerheidsadministratie, wat betekent dat dit is wat u bij uw W-3 zult voegen. Kopieer B en C ga rechtstreeks naar uw medewerkers. Ze sturen de eerste naar de IRS en houden die vast voor hun persoonlijke gegevens als ze ooit worden gecontroleerd. Kopiëren D wordt opgeslagen in uw administratie voor het geval u ooit wordt gecontroleerd.
De laatste twee exemplaren: Kopie 1 en Kopie 2 zijn voor de staats- of lokale aangifte inkomstenbelasting. Deze gaan naar uw medewerker samen met exemplaar B en C. Medewerkers krijgen twee exemplaren van exemplaar 2 omdat sommige bestanden in verschillende staten moeten kunnen worden bewaard.
W-2- en W-3-kopieën verkrijgen
Het is vrij eenvoudig om kopieën te maken van W-2- en W-3-formulieren. U kunt reeds geprinte formulieren kopen bij winkels voor kantoorbenodigdheden of deze maken in de sectie 'Zakelijke services online' van de sociale zekerheid. U kunt ze ook afdrukken vanaf de IRS-website. Onthoud alleen dat deze formulieren scanbaar moeten zijn. Blijf bij overheidswebsites om officiële formulieren te krijgen. Als het niet door een machine kan worden gelezen, krijg je boetes.
Wanneer moet ik ze verzenden?
De IRS begint de belastingaangiften eind januari te verwerken, maar hoe sneller u een aangifte indient, hoe sneller u terugkeert. Er zijn bepaalde regels met betrekking tot wanneer een werkgever een W-2 en W-3 moet indienen bij de juiste partijen.
Zowel W-2 als W-3's moeten vóór 31 januari naar de juiste partijen worden gemaild. Als u niet op tijd een bestand kunt indienen, maakt u boetes op, die de IRS berekent op basis van hoe laat uw aanvraag is. Er is een boete van $ 50 per W-2-formulier gemaild binnen 30 dagen na de vervaldatum (wat opvalt als u veel werknemers heeft). De maximale boete is $ 536.000 binnen dit venster. Als je 31 of meer dagen te laat bent, stijgt de boete tot $ 60 per rendement met een maximum van $ 1.609.000. Als je na 1 augustus je retourzending verstuurt, wordt de boete verhoogd naar $ 260 per retour met een maximum van $ 3.218.500. Het wordt nog erger als de IRS van mening is dat u opzettelijk W-2- en W-3-formulieren hebt achtergehouden. In dit geval is de boete $ 530 per retour en is er geen maximum.
Eigenaren van kleine bedrijven krijgen een pauze op straffen. Ze hebben een lager tarief, maar liggen nog steeds tussen $ 50 en $ 530 per rendement. U kunt ook boetes oplopen voor het indienen van formulieren die niet machinaal leesbaar zijn of die onjuiste informatie bevatten.
Extensies zijn niet altijd gegarandeerd
Vroeger kon bijna iedereen een extensie krijgen voor het indienen van W-2- en W-3-formulieren. In de afgelopen jaren is dit niet het geval. De IRS heeft de regeling op zijn kop gezet. Vandaag moet u een uitbreidingsaanvraag invullen, maar dit is niet gegarandeerd. U moet een legitieme reden hebben achter uw verlengingsverzoek.
Als u een verlenging wilt aanvragen, moet u IRS-formulier 8809 invullen vóór de deadline van 31 januari. De extensie geeft u slechts 30 dagen.
Vakken van een W-2 en W-3
Bedrijven sturen meestal alleen MISC-1099-formulieren als ze een aannemer meer dan $ 600 betalen voor hun werk. Dit is niet het geval voor een W-2, die geen minimale vereisten voor archivering heeft. Elke werkgever moet een W-2 voor een werknemer indienen, ook als deze niet genoeg verdiende om van hen een aangifte te verlangen.
Aan de andere kant hoeven werkgevers niet altijd een W-3-formulier in te vullen. Dit is echt alleen voor mensen die per post indienen. Als u de W-2-formulieren van uw werknemer elektronisch naar de Social Security Administration en IRS verzendt, hoeft u geen W-3 te verzenden. Online archiveren is een vereiste voor iedereen met meer dan 250 werknemers.
