Effectieve communicatieplannen voegen waarde toe aan organisaties en maken vaak het verschil tussen succes en falen van programma's. Maar wat is een effectief communicatieplan? Communicatie wordt gedefinieerd als "een proces waarbij informatie wordt uitgewisseld tussen individuen via een gemeenschappelijk systeem van symbolen, tekens of gedrag." Effectieve communicatieplanning helpt obstakels te overwinnen door een gemeenschappelijke taal te creëren en de boodschap in te kaderen. Deze plannen helpen bij het organiseren van een belangrijke berichtenhiërarchie en het opsporen van specifieke informatie over uw doelgroep op het gebied van timing en bezorging.
Plan om effectief te communiceren
Effectieve communicatieplannen bepalen de weg voor het beheren van de boodschap, het behalen van resultaten en het meten van succes. De plannen identificeren de basis van wie, wat, waar, waarom en hoe voor elk communicatieproject, programma of bedrijf. Het maken van een plan dwingt je na te denken over je doelstellingen en te anticiperen op reacties, inclusief barrières, voordat je openbaar wordt. Een communicatieplan concentreert zich ook op uw inspanningen door context te bieden, prioriteiten te stellen en afstemming te ontwikkelen. Hiermee kunt u een consistente boodschap ontwikkelen die momentum opbouwt en afgestemd is op de gebruikte media.
Het Plan bouwen
Hoewel de communicatieplannen in grootte variëren, zijn afhankelijk van hun scope en doel, enkele belangrijke componenten: Analyseer de situatie. Wat is het probleem of de kans die er is? Hoe verandert de branche of het bedrijf? Lanceer je iets nieuws? Heeft u onderzoeks- of onderzoeksgegevens? Is dit een nood- of crisissituatie? Zijn economische of politieke factoren relevant? Wat is de geschiedenis? Identificeer het primaire en secundaire publiek. Hoe groot is je publiek? Wat is hun kennis van de situatie? Hoe zullen ze worden geëffectueerd? Zijn ze ontvankelijk? Stroomlijn het bericht. Waarom hebben ze dit bericht nodig? Ben je van invloed op je publiek? Hen vragen om actie te ondernemen? Zullen ze het weerstaan? Zijn er lagen bij het bericht? Bepaal de distributie. Hoe bereik je je publiek? Kunnen groepen u helpen dit bericht te communiceren? Welke media past bij uw bericht? Hoe snel moet het uitgaan? Wat is de voorkeur van je publiek? Gestelde doelen. Wat probeer je te bereiken? Hoe weet je of je het bereikt? Is het meetbaar? Hoe lang zou het moeten duren? Wat is je budget? Meet de resultaten. Heb je je doelen bereikt? Zijn er volgende stappen nodig? Moet u over een periode meten?
Soorten communicatieplannen
Afhankelijk van uw bedrijf worden communicatieplannen meestal gevonden op verschillende niveaus van de organisatie. Vanuit een zakelijk standpunt is het plan gericht op de visie, missie en strategieën van het bedrijf. Het kan ook de branding van de gehele organisatie omvatten. Op productniveau kunnen communicatieplannen helpen een product te lanceren, een productlijn uit te breiden, een merk te bouwen of marktaandeel te vergroten. De PR-groep zoekt naar wat nieuwswaarde is en hoe de media te gebruiken om meerdere markten te bereiken. Het kan ook crisiscommunicatie omvatten, evenals relaties met de gemeenschap. Bij human resources ligt de nadruk op communicatie met medewerkers. Hoe kunnen we informatie doorgeven aan onze medewerkers over strategieën, programma's, veranderingen en training? Voor investor relations is het doel om financiële belangen in het bedrijf te verwerven, reputatie op te bouwen in die gemeenschap en ratings te verhogen.
Het Woord eruit krijgen
Met de groei van media hebben communicatoren veel keuzes, maar je publiek kennen is van cruciaal belang. Vraag uw markten wat ze vaak gebruiken. Bepaal wat uw bericht vereist. Het is dringend? Heb je feedback nodig? Bouw je een community? Elk van deze zou leiden tot een ander distributiesysteem. In veel gevallen is meer dan één communicatiemiddel nodig om ervoor te zorgen dat de boodschap uw markt bereikt. Gemeenschappelijke distributiekanalen zijn onder meer: E-mails Vergaderingen Sociale media (Twitter, Facebook, LinkedIn, MySpace) Websites / blogs Nieuwsbrieven / presentaties Presentaties Persberichten Brieven Publicaties Handleidingen Handouts Televisie-uitzendingen Video's Webinars / webcasts Trainingssessies
Wegblokkades voor effectieve communicatieplannen
Een belangrijke factor bij ondoelmatige communicatie is het verschil in hoe we praten, lezen en denken. We spreken ongeveer 100 woorden per minuut, lezen ongeveer 200 woorden per minuut, maar onze gedachten werken met meer dan 500 woorden per minuut. Dat betekent dat we ons gemakkelijk kunnen laten afleiden. Tel daar onze groeiende lijst met inkomende e-mails, het toenemende aantal traditionele en online mediabronnen en onze schijnbaar eindeloze vergaderingen bij. Een effectief plan moet deze problemen aanpakken door kennis van uw specifieke belangengroepen te verzamelen, feedback te krijgen en deze gegevens toe te passen op het ontwikkelen van effectieve berichten. Het betekent vaak dat het bericht in veel verschillende indelingen wordt weergegeven.
