Naarmate de tijd verstrijkt, kan het moeilijker worden om afgestudeerde studenten op te sporen voor reünies of speciale school-geassocieerde evenementen. Een alumnivereniging van een middelbare school zal individuele afstudeercursusevenementen helpen ondersteunen door een bijgewerkte lijst van alle afgestudeerden op school bij te houden. Voordat je speciale evenementen kunt regelen en donaties of contributie kunt vragen, heb je een vereniging nodig die zich inzet voor het plannen en hosten van alumni-evenementen.
Neem contact op met afgestudeerde klasgenoten van de middelbare school met wie je nog steeds contact hebt om een interessegroep te vormen. Nadat u een vergadering met deze groep hebt georganiseerd, moet elk lid van de groep communiceren met klasgenoten met wie ze nog steeds in contact staan over het mogelijk lid worden van de groep.
Ontmoet schoolvertegenwoordigers om hen te laten weten dat je een alumnivereniging op middelbare school begint. Bepaal of dit een algemene schoolassociatie is voor alle afstudeercursussen of een individuele afstudeerclassificatie. Vraag een lijst met de namen en adressen van afstudeerders van de schoolbestanden. Dit geeft je een startplaats om te helpen een lijst met afgestudeerden te maken en een database te starten.
Laat elk lid van de interessegroep meerdere namen uit de lijst met afgestudeerden halen om de contactgegevens van alumni te updaten. Laat elke belangengroep persoon de leden van de klas opsporen door contact op te nemen met andere klasgenoten die ze nog kennen of waarmee ze communiceren op sociale mediawebsites of door er online naar te zoeken. Werk de alumnilijst bij met de huidige e-mailadressen, straatadresgegevens of beide.
Schrijf een brief aan alumni-afgestudeerden die de plannen uitlegt om een alumnivereniging te creëren. Vraag hen om bijgewerkte contactinformatie te verstrekken. Vraag diegenen die geïnteresseerd zijn in deelname aan de alumnivereniging contact op te nemen met leden van de interessegroep.
Stel een agenda op voor de allereerste bijeenkomst van de alumnivereniging. De agenda moet plannen bevatten voor het ontwikkelen van de organisatiestructuur van de vereniging, zoals statuten, missieverklaring, actieplan, doelen, benoemingen van associatiemedewerkers en verkiezingen, en eventuele financieringsstructuren.
Roep een vergadering bij van degenen die geïnteresseerd zijn in deelname aan de leiderschapsraad of het verenigingsbestuur. Bepaal wanneer ambtenaarennominaties en verkiezingen en het stemmechanisme moeten worden gehouden. Organiseer een commissie die verantwoordelijk is voor het ontwikkelen van de statuten van de organisatie en een andere groep om met ideeën te komen voor het financieren van activiteiten zoals vrijwillige donaties, jaarlijkse contributie of sponsoring.
Houd officier verkiezingen en formaliseer de statuten van de organisatie.
Vraag individuele vrijwilligers om deel te nemen aan afzonderlijke commissies voor het behandelen van verenigingsmededelingen, fondsenwervende activiteiten, contributiecollecties, indien gevestigd, en reünie-evenementen.
Organiseer data voor commissievergaderingen en coördineer komende bestuursvergaderingen met updates van de comités. Plan bijvoorbeeld het volgende leiderschap of de datum, tijd en plaats van de bestuursvergadering en neem op de agenda een commissievoorstelling op over de voorgestelde verenigingsrechtenstructuur en voorgestelde fondsenwervende activiteiten voor beoordeling en goedkeuring.
