Softwarepakketten zoals SAP hebben bedrijven een krachtige manier gegeven om financiële en operationele gegevens bij te houden, deze in realtime bij te werken en indien nodig koerscorrecties uit te voeren. Softwaredatabases zijn blijven evolueren en verbeteren, met toenemende mogelijkheden om bijna elk type zakelijke transactie of activiteit bij te houden en te rapporteren. Gebruikers moeten profiteren van trainingen en zelfstudies om het maximale uit deze systemen te halen en er doorheen te werken om de efficiëntie en de informatiestroom te maximaliseren.
Begrijp de functie van SAP en hoe het gegevens opslaat. Het SAP-systeem is een meerdimensionaal databasesoftwareprogramma. Grote bedrijven gebruiken het om veel van de lopende functies van het bedrijf met één softwarepakket te beheren. SAP wordt door bedrijven gebruikt als een ERP- of Enterprise Resource Planning-oplossing om veel van de belangrijkste functies van het bedrijf in realtime te beheren. De kwaliteit van de gegevens is afhankelijk van tijdige en correcte invoer.
Maak kennis met hoe SAP is afgestemd op uw bedrijf om te begrijpen hoe boekingen verlopen. SAP is in hoge mate aanpasbaar, met bepaalde functies die, eenmaal gewijzigd, het hele systeem beïnvloeden. Bovendien kan elke specifieke module binnen SAP worden geconfigureerd om aan de behoeften van een specifieke organisatie te voldoen. Om deze reden zijn SAP-zelfstudies meestal enigszins bedrijfsspecifiek en worden ze meestal gemaakt door het IT-team of door SAP-consultants.
Volg de volledige transactie die u wilt opnemen en controleer of de items al automatisch zijn gemaakt; SAP slaat informatie op voor alle modules in één database, waardoor realtime updates van veel verschillende stukjes informatie tegelijkertijd mogelijk zijn. Productieschema's worden bijvoorbeeld bepaald door verkoopactiviteiten en boekhoudingen worden automatisch uitgevoerd als gevolg van productie- en verkoopinvoer.
Zorg dat u bekend raakt met de specifieke SAP-versie van uw bedrijf voordat u probeert om alle vermeldingen te registreren. SAP bevat verschillende modules. Niet alle bedrijven gebruiken elke module en dit kan van invloed zijn op hoe inschrijvingen worden gemaakt. De modules bevatten werken in lagen en de boekhoudmodules bevatten financiële boekhouding en controlling. Dit omvat geautomatiseerde rapportage en beheer van te betalen en te ontvangen rekeningen samen met andere grootboek-subrekeningen gedefinieerd door het rekeningschema van de organisatie. Journaalboekingen worden automatisch geboekt wanneer verkoop en betalingen in het systeem worden ingevoerd. De controllingmodule beheert de kosten- en inkomstenstroom van het bedrijf, waarbij updates ook automatisch worden uitgevoerd. Andere modules omvatten activabeheer, projectplanning, workflow, human resources, materiaalbeheer, productieplanning en verkoop en distributie.
Begrijp dat sommige tutorials een beetje generiek kunnen zijn. De module voor financiële administratie is meestal geconfigureerd om aan de behoeften van een specifiek bedrijf te voldoen. Elk bedrijf heeft zijn eigen unieke rekeningschema, afdelingen en kostenplaatsen. Bovendien gebruikt niet elk bedrijf dezelfde soorten functionaliteit in de software. Sommige bedrijven hebben bijvoorbeeld exportverkopen, waaronder het opzetten van exportklantenaccounts en het toevoegen van een nieuwe omzetrekening om specifiek de inkomsten uit exportverkopen te volgen. Het SAP-implementatieteam, ongeacht of het in dienst is bij het bedrijf of als externe adviseurs werkt, moet voor elke SAP-module zelfstudies en training bieden.
Bekijk online bronnen voor algemene tutorials en informatie. Online bronnen bieden tutorials voor accounting en andere modules, hoewel ze mogelijk gericht zijn op een ander type bedrijf. De University of Scranton biedt bijvoorbeeld een online zelfstudie voor de financiële accounting- en controllingmodules, samen met andere modules van SAP.
