Het evalueren van de effectiviteit en efficiëntie van uw leveranciers is net zo belangrijk voor uw bedrijfsvoering als het uitvoeren van jaarlijkse functioneringsgesprekken met medewerkers. Voer deze stap uit om de prestatieniveaus kritisch te bekijken, aangezien deze betrekking hebben op essentiële elementen van de verantwoordelijkheden van een leverancier. Dit helpt u te bepalen of de contractuele overeenkomst die u met uw leveranciers hebt wordt nagekomen volgens uw verwachtingen of moet worden aangepast om efficiënter te worden.
Bespreek verwachtingen
Bij het begin van een leveranciersrelatie moeten verwachtingen worden geschetst zodat beide partijen begrijpen waar de ander naar op zoek is in de voorwaarden van de overeenkomst. Belangrijke elementen om te overwegen zijn tijdigheid van levering, beschikbaarheid van bronproducten, vriendelijkheid, flexibiliteit van de leverancier en prijs-batenverhouding. Net zoals u doelen en metingen met een medewerker kunt stellen, kunt u iets soortgelijks voor de leverancier overwegen, zoals een reeks prestatieverwachtingen die u kunt meten en bespreken tijdens een toekomstige contractevaluatie.
Volg de prestaties
Maak een spreadsheet met koppen zoals tijdige levering, kwaliteit van het product of de service en de relatie met anderen in uw bedrijf, zoals magazijnmedewerkers of bezorgers of administratief personeel.Neem categorieën op die betrekking hebben op hoe gemakkelijk de leverancier contact moet opnemen, hoe vaak fouten optreden, of de leverancier verder gaat dan dat om te zorgen dat hij aan al uw verwachtingen voldoet en of er tijdens het contract prestatieproblemen optreden waarvoor een beroep moet worden gedaan. Werk de spreadsheet bij elke keer dat een bestelling wordt geplaatst of levering wordt afgeleverd om de prestaties bij te houden.
Sit-down evaluatie
Wanneer het tijd is om uw leverancierscontract te verlengen of om opnieuw te onderhandelen over uw overeenkomst, vraag dan om een persoonlijke vergadering om de details van uw werkrelatie te bespreken. Raadpleeg uw prestatiebeoordelingsblad en maak uw zorgen kenbaar, bied een prijs of vraag waar nodig aanpassingen aan. Bijvoorbeeld: "Drie keer vorig jaar hadden we zendingen die resulteerden in overwerk voor ons magazijnpersoneel. Tweemaal waren de bestellingen fout en moesten worden geretourneerd, en een secretaresse moest vaak verschillende telefoontjes plegen om u te bereiken wanneer we een last-minute wijziging nodig hadden."
Bespreek toekomstige veranderingen
Afhankelijk van de feedback die u van uw leverancier krijgt, kunt u ervoor kiezen om uw relatie met nieuw vastgestelde verwachtingen voort te zetten, of u kunt besluiten om van leverancier te veranderen omdat de bestaande relatie niet langer goed bij u past. Als de leverancier deel uitmaakt van een grotere organisatie, wilt u mogelijk de directe supervisor van de leverancier bij het gesprek betrekken als onderdeel van het proces. U kunt een ander persoon krijgen om mee te werken of het bedrijf is mogelijk bereid kosten te verlagen, krediet te verlenen of anderszins slechte prestaties te compenseren. Als u professionele aannemers hebt die als leveranciers werken, geef dan positief commentaar over hun prestaties en de algehele betrouwbaarheid van het bedrijf.
