Uit een globaal salarisonderzoek van 2013, uitgevoerd door Ernst en Young, bleek dat 12 procent van de respondenten hun payroll uitbesteedde aan één enkele provider. Ongeveer 28 procent gebruikte een volledig intern salarissysteem en 60 procent paste een hybride model toe, waarbij alleen specifieke aspecten van hun salaris werden uitbesteed en de rest intern werd voltooid. Een payroll-service kan een winstgevende business zijn als u de juiste aanpak kiest.
Bedrijfsmodel
Sommige payrollbedrijven bieden alleen diensten aan specifieke soorten klanten, terwijl andere zich richten op alle soorten bedrijven. Neem een realistische kijk op uw kwalificaties en middelen en bepaal vervolgens uw payroll-bedrijfsmodel. U kunt bijvoorbeeld alleen restaurants, bouwbedrijven of kleine kantoren targeten. Als u grotere bedrijven wilt bedienen, zoals mensen met meer dan 1.000 werknemers, moet u mogelijk complexe taken uitvoeren, waaronder meerdere staten, meerdere betaaldagen, loonbeslag en uitkeringen voor voordelen. Een kleiner bedrijf heeft meer kans op één betaaldag, zoals wekelijks of tweewekelijks, en al zijn werknemers in één staat. Tenzij u al eerder een groot bedrijf hebt onderhouden en over de juiste administratieve ondersteuning beschikt, zult u het waarschijnlijk moeilijk vinden om dergelijke klanten te bereiken. Omdat je net begint, kan het het beste zijn om kleinere klanten te targeten.
Strategieën voor het kiezen van klanten
Door zorgvuldig uw klanten te selecteren, kunt u moeilijke en incompatibele klanten vermijden. Laat je niet verleiden om elke potentiële klant te accepteren die op je pad komt, gewoon omdat je net begint. Beoordeel potentiële klanten grondig en let op waarschuwingssignalen. Accepteer bijvoorbeeld alleen klanten met een verifieerbaar zakelijk adres en wees voorzichtig met nieuwe klanten die een directe aanbetaling van de volgende dag vragen. In het laatste geval laat de klant u de payroll-gelden verzenden voordat u de directe-stortingsbetaling uitvoert. Probeer klanten te lokken met stabiele payrolls in plaats van one-time clients.
Diensten en prijsstructuur
Maak een gestructureerde prijs- en dienstenlijst voor marketing- en informatiedoeleinden. Diensten kunnen onder meer directe storting, live cheques, salarisaftrek, loonbeslag, betaalde tijdvertraging, werkgeversbijdragen, loonlijstrapporten en herinneringen, zelfbediening van werknemers en mobiele toegang omvatten. Onderzoek wat uw concurrenten aanrekenen en maak uw prijslijst concurrerend. U kunt bijvoorbeeld salarisverwerking, directe storting, online toegang voor werkgevers en werknemers en standaard belastingaangifte aanbieden voor een vast maandelijks bedrag. Add-on-diensten, zoals W-2-verwerking en het uitreiken van nood-loonstroken, zouden afzonderlijke kosten met zich meebrengen. Bestudeer de loonfrequentie van de klant, het aantal werknemers en de complexiteit van de loonlijst bij het vaststellen van prijzen. Overweeg incentives te geven, zoals gratis proefversies en kortingen. Investeer in payroll-software die uw services ondersteunt.
Wettelijke overwegingen
Wanneer u nieuwe klanten ontvangt, moeten de details van elk contract specifiek zijn voor de klant. In het contract moet bijvoorbeeld worden aangegeven hoe vaak u de salarisadministratie zult gebruiken, welke diensten u gaat leveren, welke taken de klant alleen verantwoordelijk zal zijn, gerelateerde kosten en hoe loonfacturen zullen worden afgehandeld. De Internal Revenue Service acht de werkgever bijvoorbeeld verantwoordelijk voor loonbelastingfouten die een derde partij maakt, maar sommige staten houden de payrollserviceprovider verantwoordelijk. Registreer uw bedrijf indien van toepassing bij de staat of de plaatselijke overheidsinstantie en vraag een identificatienummer van de werkgever aan bij de belastingdienst. In Arizona voldoet u bijvoorbeeld niet aan de definitie van een salarisadministratiebedrijf als uw klanten hun eigen belasting betalen en indienen.
