Het beheersen van contant geld in uw bedrijf vereist ijverige boekhouding en beveiliging. Aan de positieve kant, volgens de Amerikaanse Small Business Administration zijn contante transacties minder onderhevig aan fraude, vergoedingen, wachttijden en betalingsfouten. Nadeel is dat contanten die niet goed worden gecontroleerd een groter toezicht van de IRS en criminele verleiding van werknemers en anderen kunnen aantrekken. Door verschillende methoden voor interne cashcontrole toe te passen, kunt u risico's tot een minimum beperken.
Werknemers informeren
Kascontrole begint bij mensen. Medewerkers die contant geld, of kasequivalenten waaronder cheques en creditcardbewijzen verwerken, moeten grondig worden doorgelicht. Strafcontroles, screening van geneesmiddelen en controle van eerdere tewerkstelling kunnen deel uitmaken van het keuringsproces. Volgens een Journal of Management en Marketing Research-rapport over de impact van criminaliteit op het bedrijfsleven, moeten "achtergrondcontroles ook een kredietgeschiedenisrapport bevatten omdat sommige werknemers hun toevlucht nemen tot verduisterde bedrijfsfondsen wanneer financiële druk van drugsverslaving, overspel, gokken of medische kosten onoverkomelijk lijken."
Transacties documenteren
Het houden van ontvangsten van contante transacties maakt nauwkeurige boekhouding mogelijk en voldoet aan de IRS door te creëren wat het Amerikaanse ministerie van Handel een "onbetwistbare audit trail" noemt. Genummerde, tweedelige ontvangsten zijn ideaal omdat u een kopie van de bon aan uw klant kunt geven en bewaar de andere kopie voor uw administratie. Regelmatige telling van kassa's kan helpen om de nauwkeurigheid te garanderen. Het afdrukken van calculators en ontvangstboeken kan ook handig zijn bij het documenteren van contante transacties.
Segregating Duties
Een deel van de interne controle over contanten stelt meer dan één persoon aan die verantwoordelijk is voor de controle van contante transacties. De regels van Yale University voor segregerende taken vereisen dat niemand verantwoordelijk is voor het afhandelen van initiële contante transacties, het bijhouden van gegevens, het afstemmen van saldi, het transporteren of storten van geld en het goedkeuren van de boekhouding. Volgens de Yale University: "Wanneer deze functies niet van elkaar kunnen worden gescheiden, is een gedetailleerd toezicht door de toezichthouder op gerelateerde activiteiten vereist als compenserende controleactiviteit."
Geld beveiligen
Het installeren van videocamera's en het gebruik van valkluizen om geld op te slaan zijn methoden om contanten te beschermen op punten waar transacties plaatsvinden. Het toewijzen van één medewerker en één supervisor samen om de kluis van uw bedrijf te beheren of bankdeposito's te maken, is een methode die geld helpt beschermen voor en tijdens het transport. Het combineren van contante ontvangsten met bankdeposito's op dagelijkse basis en het uitvoeren van maandelijkse overzichten van de algehele boekhouding van uw bedrijf zijn manieren waarop u waakzame ogen kunt houden op interne kasregisters en problemen met de IRS kunt voorkomen.
IRS Tip
Volgens de IRS: "Als u binnen een periode van 12 maanden meer dan $ 10.000 contant ontvangt van één koper als gevolg van een transactie in uw handels- of bedrijfsactiviteit, moet u dit melden aan de Internal Revenue Service (IRS) en het Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN) op formulier 8300. "Bedrijven hebben 15 dagen vanaf de datum van ontvangst van een enkele transactie in contanten van $ 10.000 of meer om Formulier 8300 bij de IRS in te dienen.
