Medewerkers maken kosten voor accommodatie, maaltijden, vervoer en incidentele kosten - wasserij, stomerij, parkeren en tips - wanneer hun werk ze van huis wegneemt. Sommige bedrijven hebben gespecificeerde onkostendeclaraties nodig, vergezeld van ontvangstbewijzen die het geld documenteren dat is uitgegeven om hun werknemers terug te betalen wat ze daadwerkelijk hebben uitgegeven. Anderen kiezen ervoor om een bepaald bedrag te noemen dat werknemers tijdens zakelijke reizen kunnen uitgeven. Nolo definieert dergelijke "betaling van een vast bedrag voor de uitgaven van elke dag voor een werknemer of agent" als "per dag".
Betekenis
Omdat de reiskostenvergoeding belastingimplicaties met zich meebrengt voor de werknemer en de organisatie, heeft de IRS een "inkomstenprocedure" vastgesteld die toelaatbare dagvergoedingskosten en rapportage definieert. De IRS biedt twee dagopties: een "dagtarief voor gecombineerde verblijfs- en maaltijdkosten" of "een dagtarief voor maaltijdkosten alleen." Neemt echter nota van de belastingadviseur, na "de inkomstenprocedure is niet verplicht", aangezien de onderneming "Mag de werkelijke toegestane uitgaven gebruiken" op voorwaarde dat het records bijhoudt met "juiste onderbouwing".
Beoordeel informatie
De General Services Administration, of GSA, bepaalt jaarlijks de dagtarieven voor continentale locaties in de VS (CONUS). Het ministerie van Buitenlandse zaken actualiseert elke dag de tarieven voor buitenlandse locaties, terwijl de Per Diem, Travel and Transportation Allowance Committee van het Amerikaanse ministerie van Defensie jaarlijks de dagtarieven voor Alaska, Hawaï, Guam en andere niet-continentale locaties in de VS berekent. CONUS-tarieven zijn te vinden in IRS-publicatie 1542.
Types
De GSA-dagboektabellen bevatten tarieven voor logies, maaltijden en incidentele uitgaven - M & IE. De IRS definieert M & IE als "alle maaltijden; Room service; wasserij, stomerij en persen van kleding en tips. "Verder presenteert de GSA twee per diem-opties: een standaardtarief en wat bekend staat als het" hoog-laag "-tarief. De standaard, federale koers kent een "stad-voor-stad" dollarbedrag toe voor de continentale VS. De hoge-lage koers past één koers toe op locaties met lagere kosten en een andere snelheid op locaties met een hogere prijs. Volgens de Evangelische Raad voor Financiële Verantwoordelijkheid vereist het hoge lage tarief minder administratie.
Documentatie
Volgens de IRS zijn dagvergoedingen niet belastbaar als loon als het aan de werknemer betaalde bedrag "gelijk is aan of lager is dan het federale dagloon" en de werknemer binnen 60 dagen een onkostendeclaratie indient. In de uitgavenrapporten moet het 'zakelijke doel, de datum en de plaats' van de reis worden vermeld.
overwegingen
IRS-voorschriften beperken dagloon voor zelfstandigen tot maaltijdkosten. Net als andere zakenreizigers moeten zelfstandigen het doel, de tijd en de locatie van hun reizen documenteren. De IRS-inkomstenprocedure bevat stappen voor het berekenen van aftrekbare kosten in verband met dienstreizen voor werknemers die niet worden terugbetaald voor zakelijke maaltijden en incidentele kosten, volgens Belastingadviseur.
