Debiteuren - ook wel klantenvorderingen genoemd - gaan niet op een resultatenrekening, wat financiële mensen vaak een winst- en verliesrekening noemen, of P & L. Geld dat klanten aan een bedrijf verschuldigd zijn, vloeit door het overzicht van de financiële positie, ook wel een balans of rapport over de financiële toestand genoemd.
Boekhouding en financiële rapportage
Wanneer een organisatie goederen verkoopt of diensten verleent op krediet, debiteert een boekhouder de debiteurenrekening en crediteert de omzetrekening. Dit is logisch omdat contante transacties geen aanleiding geven tot te ontvangen bedragen. Verkoopomzet is een P- en L-component en vormt de koppeling tussen debiteuren en een winst-en-verliesrekening. Naast een balans en een winst- en verliesrekening, moet een bedrijf een overzicht van kasstromen en een rapport over wijzigingen in het eigen vermogen publiceren aan het einde van een bepaalde periode, bijvoorbeeld een maand of een fiscaal kwartaal.
Betekenis
Wanneer een bedrijfsperiode geen toename van de handelsvorderingen met zich meebrengt, kunnen beleggers zeggen dat het bedrijf is vastgelopen vanuit het oogpunt van winstgevendheid en dat passiviteit door hogere managers mogelijk een aanzienlijk risico met zich meebrengt. Deze blootstelling - de andere naam voor risico - kan leiden tot een cash crunch, uittocht van beleggers en de hogere rentevoet die vaak gepaard gaat met problemen bij de terugbetaling van schulden en een kredietschuld met een neergaande slag. Zie dit als een uitgever van een creditcard die het jaarlijkse percentage van een klant verhoogt als de klant omgaat met financiële verveling en verplichtingen niet op tijd kan voldoen.
Debiteurenprocedures
Het rapporteren van klantenvorderingen in de juiste financiële staat is niet de enige zorg voor de chef van een boekhoudafdeling van een bedrijf. Aan de publicatie en registratie van debiteuren zijn verschillende initiatieven voorafgegaan. Deze voeren het gamma uit van het uitvoeren van achtergrondcontroles op potentiële klanten en het verifiëren van hun financiële gegevens voor het controleren van verzendinspanningen, het controleren van brondocumenten op nauwkeurigheid en consistentie en het op tijd rapporteren van transactiegegevens. Brondocumenten omvatten cognossementen, inkooporders, contracten en klantfacturen.
Hulpmiddelen en technologie
Bedrijfspersoneel dat ervoor zorgt dat debiteuren stromen naar de juiste synopsis van prestatiegegevens - de andere naam voor een financieel overzicht - omvat accountants, financiële managers, scheepsklerken en budgettoezichthouders. Magazijnbeheerders, controllers en interne treasurers wegen ook in beleidsformulering met betrekking tot debiteuren. Deze personeelsleden gebruiken tools die zo uiteenlopend zijn als software voor klantrelatiebeheer; Enterprise Resource Planning-programma's; kredietbeheersings- en uitleenbeheersysteem software, ook bekend als CALMS; en financiële boekhoud-, analyse- en rapportagesoftware, of FAARS. Andere tools omvatten software voor het ontvangen en te betalen beheer van rekeningen, mainframecomputers en categorisatie- of classificatiesoftware.
