Uw financiële overzichten zijn een momentopname van uw bedrijf op een bepaald moment. Ze zijn handig, maar de realiteit is dat je je bedrijf meestal niet op zijn of haar pad kunt stoppen terwijl je je uitspraken voorbereidt. Je inventaris blijft veranderen terwijl je aan het werk bent, je zult nog steeds verkopen en bestellingen plaatsen en je personeel moet nog steeds worden betaald. De bedragen die uw personeel verdient na de laatste afgeronde betalingscyclus van het jaar worden opgebouwde salarissen of lonen genoemd, en u moet deze optellen en uw financiële overzichten aanpassen om ze weer te geven.
Wat zijn opgebouwde salarissen?
Uw financiële overzichten verdelen het geld dat in en uit uw bedrijf gaat, in twee categorieën, activa en passiva. Als een account geld vertegenwoordigt dat is verschuldigd aan uw bedrijf, is dat een voordeel. Je hebt het misschien nog niet in je bezit, maar in de normale gang van zaken komt het uiteindelijk op je bankrekening terecht. Het geld dat uw bedrijf aan anderen verschuldigd is, is een verplichting, zelfs wanneer het momenteel in uw rekeningen zit, om precies dezelfde reden. Dat gebeurt aan het einde van een rapportageperiode wanneer u uw werknemers geld verschuldigd bent voor diensten waarvan zij hebben gewerkt maar waarvoor nog niet is betaald. Het is een verplichting die u heeft opgebouwd of die is opgebouwd, net als de leasebetalingen op uw apparatuur of gebouwen.
Waarom bedrijven gebruikmaken van opgebouwde salarissen
Als je $ 20 van een vriend hebt geleend, is het perfect om een paar weken later een notitie in je chequeboekje te maken wanneer je een cheque schrijft om hem terug te betalen. Dingen zouden echter snel lelijk worden als je op die manier een bedrijf probeert te runnen. Daarom is het een boekhoudprincipe dat u alle kosten - inclusief lonen - moet registreren in de periode waarin deze is aangegroeid. Het loon dat u verschuldigd bent, wordt op twee plaatsen weergegeven omdat de meeste bedrijven dubbele boekhouding gebruiken. U moet ze op uw balans opnemen als een verplichting en op uw inkomstenoverzicht als een uitgave. Als u dit niet doet, is uw jaarrekening voor het einde van de rapportageperiode niet juist.
Payroll die is verwerkt, Payroll That's not
Aan het einde van uw rapportageperiode, of het nu maandelijks, driemaandelijks of het einde van uw boekjaar is, geeft u waarschijnlijk een bepaalde dollarwaarde van het uitstaande salaris in uw boeken weer. Dat komt omdat het voor een bedrijf zeldzaam is om zich bij het einde van een betalingscyclus bij de werknemers te vestigen. Gewoonlijk zal er een week of meer zijn tussen uw payroll cutoff date en betaaldag. Als uw jaareinde in die week valt, heeft u een loonbedrag dat al is verwerkt en nog moet worden uitgeschreven, en dat is wat u in uw boeken ziet. Uw opgebouwde salariskosten zijn anders. Het merendeel van uw medewerkers heeft ook gewerkt gedurende de dagen tussen het einde van de betalingscyclus en het einde van uw rapportageperiode, en dat zijn de dollarbedragen die u moet aanpassen voor.
De ingangen voor opgebouwde salarissen maken
De eerste plaats die u moet invoeren, staat op uw balans, aan de kredietzijde van het grootboek. U heeft hier een account met de naam 'Loonkosten' of iets dergelijks. Meestal is hier al een dollarbedrag, wat de loonlijst weergeeft die al is verwerkt uit de vorige betaalperiode. Dit is waar u de opgebouwde salarissen toevoegt, nadat u een totaal hebt berekend. Op uw winst-en-verliesrekening, aan de debetzijde van uw grootboek, heeft u een soortgelijk account genaamd "Lonen Kosten" of iets dergelijks. U voegt het bijbehorende bedrag hier toe. Ten slotte bevatten uw boeken in de meeste gevallen ook een journaal dat elke transactie registreert. Nadat u uw aanpassingen aan de balans en de resultatenrekening hebt doorgevoerd, moet u deze ook in het journaal registreren. U voert de lonen in uw journaal in als een afboeking en de lonen als een tegoed.
Berekening Bedragen voor Uurwerknemers
Uw bedrijf heeft mogelijk elk uur werknemers, bezoldigde werknemers of vaker beide. Het berekenen van de uitstaande bedragen die u aan uw werknemers per uur verschuldigd bent, is relatief eenvoudig. Als u formele presentaties op papier of in elektronische vorm bijhoudt, kunt u die halen om te achterhalen welke werknemers op welke uren hebben gewerkt. Bereken vanaf hier het aantal gewerkte uren per werknemer en vermenigvuldig dat met het uurtarief. Bekijk het schema van de afgelopen dagen als uw bedrijf klein genoeg is, zodat u geen formele timesheets hoeft te gebruiken. Tel alle geplande uren bij elkaar op, maak de nodige kortingen voor personeel dat vroeg is weggegaan, te laat is gearriveerd of zich ziek heeft gemeld, en vermenigvuldig vervolgens de werkelijke gewerkte uren met het uurtarief van de werknemer. Tel tot slot de totalen bij elkaar om te komen tot een cijfer voor de totale opgebouwde uurlonen.
Bedragen berekenen voor bezoldigde werknemers
Het berekenen van het bedrag van het opgebouwde salaris voor uw werknemers in loondienst is iets gecompliceerder, maar het is nog steeds niet bijzonder uitdagend. Salarissen worden gewoonlijk uitgedrukt in een jaar- of maandcijfer, dus u moet die aftrekken tot een bedrag per dag in dollars. Voor een jaarsalaris kunt u het totale aantal werkdagen in een jaar afbreken en het salaris met dat aantal verdelen. Het resultaat is het dagloon van uw werknemer. Als het salaris maandelijks is, kunt u dezelfde methode gebruiken en de werkelijke werkdagen voor de maand tellen. Sommige bedrijven werken echter voor boekhoudkundige doeleinden op een 30-daagse maand, dus als u in die categorie valt, moet u dagen berekenen tot aan het einde van uw boekhoudkundige maand in plaats van het kalendermaand-einde. Zodra u dat hebt uitgezocht en een dagelijks cijfer hebt bereikt voor elk van de werknemers die gedurende de laatste paar dagen van de rapportageperiode hebben gewerkt, kunt u dat optellen en een cijfer voor uw totale opgebouwde salaris krijgen.
Overuren, commissies en bonussen berekenen
Je werk is niet helemaal klaar als je eenmaal de basislonen per uur hebt berekend. Vaak hebben uw werknemers extra geld verdiend in de vorm van overwerk, commissies of bonussen, en die moeten ook worden verantwoord. Als u overuren voor uw werknemers per uur wilt berekenen, moet u de overurenwetgeving van uw staat raadplegen of, indien van toepassing, een collectieve arbeidsovereenkomst die een hogere premie voor overwerk vastlegt. Sommige personeelsleden kunnen ook op afroep worden betaald, een verschil in loon voor het werken bij impopulaire diensten of het betalen van gevaar voor gevaarlijke taken. U moet deze bedragen afzonderlijk berekenen voor elke betrokken werknemer. Op dezelfde manier moet u eventuele commissies of bonussen verdiend door uw personeel op uurbasis en in loondienst gedurende de laatste paar dagen van uw boekhoudperiode berekenen. Ze zullen toevoegen aan uw totale opgebouwde salaris.
Zieke dagen en vakantiegeld
Een andere complicatie die u moet behandelen, zijn zieke dagen, betaalde persoonlijke dagen en vakantiegeld. Dit is met name het geval als u het kalenderjaar als uw fiscale jaar gebruikt, zodat uw fiscale jaareinde samenvalt met de feestdagen. Als u betaalde persoonlijke dagen aanbiedt, zijn ze meestal het equivalent van een dagloon voor werknemers in loondienst of een normale ploegendienst - meestal acht uur - voor een werknemer per uur. Zieke dagen werken op dezelfde manier, en ze worden vaak tijdens de feestdagen ingenomen in plaats van een persoonlijke dag of omdat uw medewerker wettelijk ziek is geworden. De wetgeving voor vakantielonen varieert, afhankelijk van waar uw bedrijf is gevestigd, maar in de meeste gevallen komt dit neer op een dagloon voor werknemers die niet op vakantie werken en een dagloon tegen een hoger tarief voor degenen die dat wel doen.
Belastingen en voordelen toestaan
Zodra u al deze totalen hebt berekend, krijgt u een cijfer voor al uw werkelijk opgebouwde salarisadministratie. Uw werk zal echter nog steeds niet helemaal worden gedaan, omdat elke dollar van dat bedrag ook een kleiner percentage vertegenwoordigt dat u verschuldigd bent in de vorm van nationale en federale loonheffingen. Als uw bedrijf voordelen biedt aan zijn werknemers of aan sommige categorieën werknemers, worden die voordelen ook als belastbaar inkomen beschouwd. U moet de dollarwaarde per dag van die voordelen berekenen en deze toepassen op alle in aanmerking komende werknemers om een totaal van uw opgebouwde lonen, inclusief die voordelen, te bedingen. Zodra deze op hun plaats zijn, kunt u berekenen hoeveel loonbelasting u verschuldigd bent. Strikt genomen is dat geen onderdeel van de correctie voor opgebouwde lonen, maar u zult uw belastingaangiften op dezelfde manier moeten aanpassen, omdat het allemaal deel uitmaakt van dezelfde taak.
Toeslagen voor loonverwerking toestaan
Als u een extern bedrijf gebruikt om uw loonadministratie voor u af te handelen, is er nog een laatste bedrag dat u moet betalen. Dat is het bedrag dat u betaalt voor uw loonverwerking. Dit bedrag is afhankelijk van de provider die u gebruikt en het serviceplan dat u hebt gekozen. Meestal zijn uw kosten per werknemer per maand, dus het berekenen van het bedrag per dag is vrijwel hetzelfde als het berekenen van het bedrag per dag voor een maandsalaris. Vermenigvuldig het bedrag per werknemer met het aantal werknemers, deel dat cijfer door het aantal dagen in de maand en vermenigvuldig dat bedrag per dag in dollars met het aantal resterende dagen aan het einde van de maand. Als uw bedrijf klein is, kunt u dit bedrag rechtstreeks opnemen in het totaalbedrag voor opgebouwde lonen. In grotere bedrijven heeft u waarschijnlijk een aparte account voor de loonkosten, maar net als bij uw loonheffingen is het logisch om dat bedrag te berekenen en af te schrijven terwijl u al uw opgebouwde loon doet.
Hoe u ingangen voor opgebouwde salarissen kunt aanpassen
Nu u alle bedragen voor de dollar hebt berekend, bent u eindelijk klaar om terug te duiken in de boeken en de benodigde aanpassingen te maken. Ga eerst terug naar de rekening 'Lonen die kunnen worden betaald' aan de creditzijde van uw balans, of wat dat account ook in uw boeken wordt genoemd. U hebt al een vermelding voor de vorige betalingsperiode, die al is verwerkt en waarvoor een account is. Nu plaats je daar een nieuwe invoer met de omschrijving "Aanpassing aanpassen" en voeg je de lonen toe die je hebt berekend voor die laatste paar dagen van de periode. Als u de boeken zelf bewaart, kunt u informatief zijn en het label 'Aanpassing voor hogere lonen aanpassen' of iets dergelijks, zodat u duidelijker kunt onthouden wat u hebt gedaan. Ga nu naar uw resultatenrekening en voer een aanpassingsboeking in op dezelfde manier aan de debetzijde van uw grootboek. Log ten slotte allebei die ingaven in uw dagboek bij. Als u een geautomatiseerd boekhoudprogramma of een "one-write" -handboek gebruikt, kunnen de juiste bedragen zichzelf naar het journaal verplaatsen zonder dat u het hoeft te doen.
Downfalls of Forgetting to Entries for Accrued Salarissen
Als u uw eigen boeken bewaart of een boekhouder gebruikt die niet formeel is opgeleid, kunt u deze aanpassingen over het hoofd zien te midden van de stress en drukte van het doen van uw jaareinde-, kwartaal- of maandrapporten. Dat geldt met name als uw fiscale jaareinde samenvalt met het kalenderjaar, dus u doet dit terwijl u probeert uw persoonlijke verplichtingen tijdens de vakantie bij te houden. Het is volkomen begrijpelijk als u de aanpassingen hebt gemist, maar dat betekent niet dat u niet verantwoordelijk bent voor het bijhouden van uw boeken.
Het bijhouden van slordige of onnauwkeurige boeken kan een aantal gevolgen hebben. Lenders of potentiële investeerders kunnen op hun hoede zijn, en terecht als ze onnauwkeurigheden in uw financiën tegenkomen. Het betekent ook dat u niet met nauwkeurige informatie werkt, waardoor het plannen van het beheer moeilijker wordt. Als u zich op een markt bevindt waar het werven van werknemers al een uitdaging is, zal een reputatie voor onhandige loonlijst uw zaak niet helpen. Ten slotte kan het niet correct berekenen van uw loonheffingen resulteren in boetes en ongewenste aandacht van de belastingautoriteiten of de IRS. Het maken van de aanpassingen vereist een beetje werk van uw kant - of van uw kant - maar het is de moeite waard om het goed te krijgen.
