Iedereen kan de aanblik waarderen van een drukke uitvoerende op hoog niveau, zittend achter een groot bureau zonder dat er een stuk papier - laat staan een stofje - in zicht is. Optredens zijn de werkelijkheid vreemd, want die manager is waarschijnlijk net zo druk als jij, maar hij heeft een manier gevonden om zijn kantoorwerklast te organiseren. U kunt ook, zolang u een systeem ontwikkelt dat voor u werkt. Dit kan betekenen dat je een aantal "beproefde en echte" technieken gebruikt terwijl je anderen afwijst.Net als die uitvoerende manager op hoog niveau, onthoud dat jij de leiding hebt en dat het je past om controle te krijgen over je workload voordat deze de controle over jou in handen neemt.
Stel een archiveringssysteem op - elektronisch en papier - zodat u snel informatie kunt weggooien zodra u klaar bent met het beoordelen ervan. Veel zakelijke professionals zijn 'master stackers', wat betekent dat ze de neiging hebben stapels papier op te stapelen die ze uiteindelijk overweldigen. Maak een commitment om aan een project te werken en deponeer het vervolgens onmiddellijk wanneer u klaar bent. Stel voor papieren bestanden een bestandssysteem met kleurcodes in, waarbij elke kleur een betekenisvol bericht voor u aangeeft. Implementeer bijvoorbeeld een driekleurenhiërarchiesysteem waarin groen 'hoge prioriteit' betekent, geel 'gematigde prioriteit' betekent en rood 'lage prioriteit' betekent. Of gebruik een tweekleurig systeem om het aantal bestanden op uw bureau te verminderen. Volg dezelfde logica om een computerarchiveringssysteem te maken.
Maak een dagelijkse takenlijst en houd deze altijd bij u om u gefocust en op schema te houden. Steek taken over wanneer u ze voltooit. Houd op dezelfde manier altijd een agenda bij, kruisverwijzingen naar beide indien nodig. Bekijk uw takenlijst aan het einde van elke dag en aan het begin van elke nieuwe dag om uw dagelijkse verplichtingen in uw geest te verdiepen.
Stel tijdslimieten en deadlines in voor elk van deze taken, zijnde optimistisch maar ook realistisch. Wees vooral waakzaam over de tijd die u toekent aan het lezen en beantwoorden van e-mails, want het is ongelooflijk gemakkelijk om in de tijdrovende 'e-maildraaikolk' te worden gezogen. Tag uw e-mails met berichten met een hoge prioriteit om uw inspanningen te concentreren - en beslis dan of je al dan niet dienovereenkomstig zult reageren.
Begin telefoongesprekken en vergaderingen met een schatting van hun duur - en bekijk vervolgens de klok en houd je aan het plan. Mensen zullen je discipline respecteren als je iets zegt als: "Zoals ik weet zijn we allemaal bezig, laten we ons best doen om dit telefoontje of vergadering tot 30 minuten te houden."
Bepaal de grenzen voor collega's die proberen je te verstrikken tijdens een lange lunch of een langdurig gesprek over hun vreselijke blind date de avond ervoor. Hoewel sociale interactie belangrijk is om relaties tussen collega's op te bouwen, moet je oppassen dat het niet uit de hand loopt en een kromme bal in je anders goed gestructureerde werkdag gooit.
Heroverweeg multitasking. U denkt misschien dat telefoneren, een e-mail schrijven en een marketingvoorstel beoordelen u een supermedewerker maakt, maar in feite verspreidt u mogelijk uw aandacht en bent u in plaats daarvan contraproductief. Als dat moet, dwing jezelf dan om je aandacht op één taak tegelijk te richten en de resultaten te vergelijken met de multitasking-modus om je workload te organiseren.
Beoordeel uw huidige werkdruk voordat u instemt om nieuwe verantwoordelijkheden op te nemen. Hoewel veel werknemers aannemen dat ze moeten opvoeren en nooit nee mogen zeggen tegen dergelijke verzoeken, moet je goed overwegen of je tijd hebt om de taken uit te voeren en of ze kunnen worden uitgevoerd volgens je eigen hoge normen.
Raadpleeg uw supervisor om ervoor te zorgen dat u op de goede weg bent met uw plan om uw kantoorwerklast te organiseren. Beoordeel uw "actieplan" en vraag om feedback.
