Organisaties zonder winstoogmerk moeten constant laten zien waar het geld vandaan komt, waar dat geld naartoe gaat en welk percentage wordt gebruikt voor liefdadigheidswerk. Hoewel er geen officiële vereisten zijn voor een audit zonder winstbejag, vereisen de meeste organisaties audits in hun statuten. De jaarlijkse audit is een essentieel onderdeel voor het afsluiten van het fiscale jaar en toont aan dat de non-profitorganisatie het gedoneerde geld heeft uitgegeven volgens de missie van de organisatie.
Auditdefinitie
Een audit evalueert en verifieert de financiële boeken van een organisatie. Audits worden meestal geassocieerd met de IRS en belastingen, maar non-profitorganisaties voeren audits uit via een getrainde accountant of CPA. Een controle verifieert deposito's met cheques en stortingsbewijzen, verifieert ontvangsten en onkostenvergoedingen en verzoent bankafschriften. De controle biedt een manier voor een non-profitorganisatie om de transparantie van de bestedingsmethoden en het gebruik van giften te behouden.
Het team
De penningmeester onderhoudt de boeken van alle non-profitorganisaties met andere bestuursleden als medeondertekenaars voor controles. Sommige bedrijven hebben financiële secretaresses nodig om alle stortingen te categoriseren op basis van hoe donaties worden aangewezen om de fondsen te storten. Een derde persoon, de auditor, is bekend met de organisatie, maar mag niet deelnemen aan het geldbeheer. De auditor voert de eigenlijke audit uit en vereist input van de penningmeester en de financieel secretaris.
Inkomend geld
Voor inkomsten, beoordeelt de controle procedures om te verzekeren dat een tweepersoonssysteem wordt gebruikt om contant geld te tellen en het in de juiste subrekeningen te storten. Aangezien geld kan worden gedoneerd of verleend voor specifieke doeleinden, moeten de fondsen bij ontvangst worden gecategoriseerd.
uitgaven
De accountant bevestigt dat uitgaven legitiem zijn. De auditor maakt gebruik van notulen en goedgekeurde budgetten om te bevestigen dat al het uitgegeven geld de juiste autorisatie heeft gekregen. De accountant beoordeelt de uitgavenontvangsten van iedereen die zijn eigen geld gebruikt om iets te kopen voor een bepaald budget. Alle ontvangsten moeten gelijk zijn aan het geld dat door het bestuur is terugbetaald. Non-profitorganisaties moeten een open-boekbeleid voeren, zodat iedereen uitgaven kan onderzoeken en vragen kan stellen. De audit toont het geldspoor met validatie.
Het fiscale jaar afsluiten
Om de financiële boeken voor het boekjaar te sluiten, gebruikt de accountant de inkomsten- en uitgavenrecords om een jaarlijkse balans op te stellen met zo veel mogelijk details. De auditor verzoent bankafschriften om uitstaande cheques te bepalen en bepaalt additioneel verwachte fondsen die nog niet zijn aangekomen. Een subsidie die tijdens het belastingjaar is toegekend maar niet is gefinancierd, is een voorbeeld van een inkomen dat nog niet in de boeken is verschenen maar deel uitmaakt van het fiscale jaar.
Belastingcontrole
Natuurlijk kan de IRS een organisatie zonder winstoogmerk controleren, ook al is deze belastingvrij. Bij de IRS-audits zoekt het naar specifieke items, zoals een 3: 1-verhouding van liefdadigheidswerk tot fondsenwervende inspanningen. Wat dit betekent is voor elke fondsenwerver, een organisatie moet ten minste drie campagnes geven in overeenstemming met haar bylaw-missie.
