Een raad van bestuur (BOD) is een groep mensen die een bedrijf of een andere organisatievorm bestuurt. Wanneer een BOD persoonlijk of via een brief wordt aangesproken, moet een formele formulering worden gebruikt. Het aanpakken van een BOD is voor sommige mensen vaak een enge ervaring. Een raad van bestuur wordt geadresseerd voor het stellen van vragen of het aanbieden van verklaringen of meningen.
Richt de raad van bestuur persoonlijk. Als u een vergadering bijwoont en het bord met een vraag of verklaring moet toespreken, moeten de gesproken woorden gericht zijn aan één persoon. Als je het hele bord aanpakt, raadt het online schrijverslab van Purdue University je aan om 'Dames en heren van het bord' te zeggen.
Bel het lid met zijn titel en naam. Als je een bestuurslid persoonlijk wilt toespreken, vermeld dan eerst de titel van de persoon, zoals "Mr." "Mrs." of "Dr." en vermeld vervolgens de naam en positie van de persoon op het bord. Een voorbeeld is "Mr. Smith, voorzitter van de raad. "Nadat de persoon of groep u erkent, bent u vrij om te blijven spreken.
Schrijf een brief. Vaak wordt een raad van bestuur geadresseerd via een brief. Bij het schrijven van een brief aan een BOD, volgt u de standaardbegrippen voor het schrijven van brieven.
Voer uw eigen adres in bovenaan de brief. De afzender moet zijn eigen adres vermelden en de brief moet worden gedateerd. U hoeft uw naam niet bovenaan de brief te vermelden. Als u briefhoofdpapier gebruikt, is deze stap mogelijk al voltooid.
Begin de brief met een aanhef. In de brief staat 'Geachte heer Smith'. Gebruik alleen de juiste titel voor de persoon en de achternaam van de persoon.
Schrijf het lichaam van de brief. Bij het schrijven van de brief moet u alleen feitelijke informatie opnemen die duidelijk en gemakkelijk te begrijpen is. Sluit de brief met "Dank u" en teken en druk uw volledige naam af.
Adresseer de envelop. De envelop moet opnieuw worden geadresseerd door de titel van de persoon te gebruiken. Voeg na de titel de volledige naam van de persoon toe, zoals "Mr. James Smith. "Schrijf onder de naam van de ontvanger" Voorzitter van de Raad ". Daaronder moeten de naam en het adres van de organisatie staan.
