Bedrijven van alle soorten en maten hebben vergaderingen, of het nu gaat om een wereldwijd bedrijf met een omzet van een miljard dollar in Europa of een klein familiebedrijf dat beslist om hun voorraad bij te werken. Minuten nemen is meestal een essentieel onderdeel van bedrijfsvergaderingen en geeft bedrijven een nauwkeurig overzicht van belangrijke gebeurtenissen zoals stemmen van aandeelhouders, geschillen over werknemers en bespreking van toekomstige strategieën.
Items die je nodig hebt
-
Kladblok en pen
-
Dictafoon of opnameapparaat
Bestudeer de agenda van de vorige vergadering. Er zijn mogelijk punten naar voren gebracht die moeten worden vervolgd in de huidige vergadering. Als u deze thema's kent vóór de vergadering, kunt u sneller informatie opnemen en kortere aantekeningen maken.
Plak de vergadering vast met een opnameapparaat als u denkt dat u moeite zult hebben om de discussies bij te houden. Door op de vergadering te tikken, kunt u later relevante punten transcriberen met minder tijdsbeperkingen.
Zit in de buurt van de persoon die de vergadering voorzit. Dit zal u toelaten om opheldering te vragen over alle punten die u tegenkomt die u dubbelzinnig of onbetrouwbaar vindt.
Noteer de tijd en datum bovenaan uw notebook. Noteer de persoon die de vergadering voorzit, de notulist (uzelf) en de locatie.
Maak een lijst van alle deelnemers behalve de voorzitter en uzelf. Ga rond een vel papier en vraag elke deelnemer om hun naam in te vullen. Deze informatie kan vervolgens worden getranscribeerd naar uw volledige minuten later.
Blijf op de hoogte van de agenda van de vergadering. Vergaderingen hebben meestal genummerde discussiepunten. Gesprekken kunnen echter vaak raakvlakken hebben, waardoor items worden gemist of achtereenvolgens worden besproken. Blijf bij de nummers op de agenda en noteer ze zoals ze worden besproken, zelfs als ze niet in de juiste volgorde staan.
Leg alle gemaakte beslissingen met betrekking tot beslissingen over regels of toekomstige bedrijfsrichtingen vast. Maak een lijst van de personen die moties voorstellen en, als er een stem plaatsvindt, noteer wie en hoeveel er voor de motie hebben gestemd. Documenteer ook hoe de beweging werd gedragen, hetzij door mondelinge bevestiging, handopsteken of geheime stemming.
Noteer de notulen zo snel mogelijk na de vergadering. De informatie zal waarschijnlijk vers in uw geheugen zitten, zodat u meer details kunt onthouden dan wanneer u deze voor een later tijdstip hebt verlaten.
Noteer uw eigen naam aan het einde van het document zodat collega's contact met u kunnen opnemen voor vragen over de inhoud.
